Dirigir el plan director: 20 consejos para ejecutar sus proyectos

La elaboración de un plan director de TI sincroniza las orientaciones estratégicas de la alta dirección con las de los departamentos de negocio e informática. Hacer balance de los proyectos, proyectarse hacia el futuro, hacer balance de las necesidades, formular propuestas, poner las cosas en perspectiva estratégica... Todo ello conduce a la identificación de toda una serie de proyectos, todos ellos alineados con las ambiciones de la empresa.

A continuación, todos estos proyectos deben ejecutarse para alcanzar los objetivos fijados en el plan director o la hoja de ruta. Aquí es donde entra en juego la gestión de proyectos portafolio . He aquí 20 consejos para ejecutar con éxito su plan director. ¿Qué metodología de proyectos y portafolio ? ¿Cuáles son las funciones de la PMO, la dirección general y la línea de negocio? ¿Qué indicadores deben utilizarse para supervisar el progreso de los proyectos y el plan director? ¿Qué gobernanza debe establecerse para garantizar la alineación estratégica? ¿Qué herramientas hay que poner en marcha, desde un enfoque de escritorio hasta la implantación de un software PPM?

En este artículo:  

• Los cuatro niveles de madurez de la dirección
• ¿Cómo puede evaluar la madurez de la organización de su proyecto?
• Consejos para mejorar la gestión de su plan director activando 5 palancas
• La matriz para impulsar su gestión del plan director y sus proyectos

Estos 20 consejos los ofrece un experto en gestión que presta apoyo diario a la alta dirección, las unidades de negocio y los departamentos de TI. Este artículo recoge lo más destacado de la conferencia "Cómo conseguir que sus proyectos adopten la hoja de ruta", a la que se puede acceder en repetición. La conferencia fue copatrocinada por Céline GUIHOU - Directora de Dirección y Consultoría de PMO - Noveane Groupe Scalian, empresa especializada en transformación digital.

Dirección del plan director: empiece por evaluar su nivel de madurez en la dirección de proyectos

Cuatro niveles de madurez en la gestión de proyectos

Mediante la observación de cientos de células de dirección, Noveane ha establecido un modelo de madurez de la dirección de cuatro niveles. Este modelo se basa, sobre todo, en los comentarios de los departamentos de sistemas de información. Se basa en cuatro tipos de marcadores de madurez:

• cómo se elaborará el plan director (u hoja de ruta digital) (por departamento, estrategia, etc.)
• procesos de toma de decisiones para el lanzamiento de proyectos (órgano ad hoc, comité de gestión, comité de estrategia, etc.)
• las funciones establecidas en la organización para gestionar los proyectos (PMO ejecutiva, gestora polivalente, PMO de empresa)
• las herramientas utilizadas para supervisar la ejecución de los proyectos (ofimática, software de gestión de proyectos, plataforma completa de gestión de la cartera de proyectos, etc.)

Estos marcadores pueden utilizarse para definir cuatro niveles de madurez:

¿Cómo puede evaluar la madurez de la gestión de proyectos de su organización?

¿Cómo saber cuál es su nivel de madurez? Como primera aproximación, puede ver cuántos marcadores de nivel de madurez puede marcar para su organización. Si responde afirmativamente a tres de los cuatro puntos, habrá validado el nivel. ¿Cuál es su nivel?

Marcadores de madurez en el nivel elemental :

• Hoja de ruta no formalizada, lo que no impide realizar proyectos sobre el terreno
• Decisiones de lanzamiento de proyectos por parte de la Alta Dirección, basadas en la lista de proyectos en curso, con vistas a evaluar la capacidad de llevar a cabo el proyecto.
• Comitología puramente operativa, vinculada al proyecto. Solo los proyectos estratégicos o importantes se presentan a la alta dirección.
• Herramientas ofimáticas de bajo código

Marcadores de madurez de nivel intermedio :

• Hoja de ruta formalizada para cada departamento (a menudo elaborada por el departamento de TI, pero otros departamentos también pueden encargarse de esta tarea).
• Sólo se identifican los proyectos realizados por este departamento, sin destacar los vínculos con los proyectos de otros departamentos.
• Un comité operativo para cada proyecto, así como un comité de proyecto portafolio para cada departamento.
• Están surgiendo los inicios de la función de PMO.
• Herramientas de gestión de proyectos.

Marcadores de madurez de nivel avanzado :

• Cada departamento elabora su hoja de ruta en colaboración con los demás departamentos de la empresa. La recopilación ofrece la hoja de ruta de la empresa, destacando los vínculos interdepartamentales entre proyectos.
• Comitología de proyectos y portafolio de proyectos por departamento, se está creando una comitología más global a un nivel superior de la organización para cuestionar la elegibilidad de futuros proyectos a la luz de esta hoja de ruta global (lógica Bottom - Up).
• Existe una función e-PMO para gestionar esta elegibilidad, pero también las carteras por División, en particular garantizando el seguimiento de los presupuestos y la capacidad de ejecución. Las PMO de gestión son sensibles a la necesidad de respetar la alineación estratégica, pero todavía no existe una PMO corporativa.
• Herramientas para gestionar proyectosportafolio (también conocido como PPM - portfolio project management)

Marcadores de madurez de nivel experto :

• Hoja de ruta de la empresa elaborada a partir de la estrategia challenges expresada y compartida por la Alta Dirección con los Departamentos, que la utilizan como base para elaborar su propia hoja de ruta, con adhesión entre Departamentos (lógica Top-Down).
• La estrategia de la empresa challenges influye en la elegibilidad de futuros proyectos. El comité especializado cuestionará las prioridades de los proyectos y podrá decidir no lanzar determinados proyectos o quitar prioridad a otros.
• La función de PMO se establece en distintos niveles de la organización y gestiona la elegibilidad, así como las carteras por departamento, garantizando que los presupuestos y la capacidad de ejecución se mantengan bajo control. Sobre todo, vela por que los proyectos lanzados estén debidamente alineados con la estrategia de la empresa challenges .
• Herramientas PPM avanzadas desplegadas tanto para usuarios empresariales como para desarrolladores. Integración avanzada de SI para una cobertura exhaustiva de los datos.

He aquí los resultados de la autoevaluación de los participantes en la conferencia:

Preguntamos a los participantes por su nivel de control sobre la hoja de ruta:

• El 21% considera que el nivel es elemental
• 47% intermedios
• 24% avanzado
• y 6% experto

¿Cómo mejorar la gestión del plan director y sus proyectos?

Para mejorar la madurez de la gestión de proyectos de su organización, hemos identificado 5 palancas de progreso en las que centrarse:

1. Metodología: metodología del proyecto dentro de la organización
2. KPI: indicadores clave de rendimiento
3. Gobernanza: alinear la estrategia con las operaciones
4. Comitología: creación de puntos de control y decisión
5. Herramientas: las herramientas utilizadas para gestionar proyectos &. portafolio

Cinco consejos para el nivel básico de madurez en gestión de proyectos

💡 Las palancas a activar para mejorar tu nivel de gestión de proyectos en esta etapa :

• Metodología : Asegúrese de dar responsabilidades a los jefes de proyecto, manteniendo al mismo tiempo su autonomía. Por ejemplo, indíqueles qué se espera de ellos en cuanto a prácticas de gestión, con una descripción del puesto.
• KPI : indicadores sencillos y eficaces de gestión de proyectos (planificación, presupuesto, recursos, etc.)
• Gobernanza : Elaborar una lista de proyectos supervisados por la Alta Dirección, con un seguimiento de los avances KPIS.
• Comitología : Fomentar la proyección, al menos durante los próximos 3 meses, en lugar de una "instantánea" de lo que ya existe.
• Herramientas : deje libertad a los gestores de proyectos para elegir sus propias herramientas, pero proponga un modelo único del tipo "Hoja de progreso del proyecto".

Para mejorar el nivel básico de la gestión de proyectos, es necesario establecer un marco de progreso del proyecto con una visión de conjunto. En concreto, mostrará el estado de avance del proyecto, los acontecimientos clave, los riesgos, etc. Puede ofrecer a los gestores de proyectos una plantilla única como "Hoja de avance del proyecto". Esto facilitará la elaboración de informes sobre el proyecto. En concreto, trabajé con un actor del sector bancario, un departamento informático que empleaba a una treintena de personas. Carecían de un marco de gestión. Desarrollamos una metodología de gestión de proyectos, en la que se formó a los gestores de proyectos y se les entrenó en el trabajo. Al mismo tiempo, desplegamos un cuadro de mandos armonizado y unificado con indicadores de planificación, presupuesto, riesgos, etc. Esto permitió que la información llegara a la alta dirección, dándoles una mejor visibilidad de los proyectos y de los procesos automáticos. En sólo 3 meses, la dirección disponía de un cuadro de mandos unificado.

Céline GUIHOU - Directora de Dirección y PMO BU - Noveane Groupe Scalian

Cinco consejos para el nivel intermedio de madurez en la gestión de proyectos

💡 Las palancas a activar para mejorar tu nivel de gestión de proyectos en esta etapa :

• Metodología : Impartir una dinámica de dirección a portafolio mediante una visión consolidada de los proyectos por departamento.
• KPI : Mejorar la gestión de proyectos mediante el plan de capacidad y la gestión presupuestaria (foto y aterrizaje)
• Gobernanza : Establecimiento del marco (funciones y responsabilidades) de la PMO como piloto de portafolio .
• Comitología : Establecimiento de momentos clave a través del Comité de Revisión de la Gestión portafolio
• Herramientas : Configurar una única herramienta de gestión de proyectos

Tenemos que empezar a pensar en términos de "proyectos portafolio ". En una de mis misiones trabajé con una empresa del sector sanitario. Establecimos un sistema de seguimiento de 60 proyectos activos, dentro de 3 proyectos temáticos de portafolio .

Céline GUIHOU - Directora de Dirección y PMO BU - Noveane Groupe Scalian

Cinco consejos para el nivel avanzado de madurez en gestión de proyectos

💡 Las palancas a activar para mejorar tu nivel de gestión de proyectos en esta etapa :

• Metodología : Gestionar las carteras de forma consolidada, identificando sus interdependencias.
• KPI : Elaboración y mantenimiento de planes de capacidad de cartera y seguimiento presupuestario
• Gobernanza : una comunidad de OGP que trabajan codo con codo, con una sola voz
• Comitología : creación de un órgano dedicado a la elegibilidad de futuros proyectos
• Herramientas : Actualizar las herramientas a una herramienta PPM para la gestión de proyectos y carteras.

Cinco consejos para gestionar el plan director - nivel experto en proyectos

💡 Las palancas a activar para mejorar tu nivel de gestión de proyectos en esta etapa :

• Metodología : Cuestionar la alineación de las carteras con las estrategias de challenges
• KPI : Implementar indicadores para medir la alineación de las carteras con la hoja de ruta (proporción de proyectos innovadores, cuota de mercado adquirida, digitalización, etc.).
• Gobernanza : Ampliar el alcance de la función de la PMO a través de la PMO corporativa, que es responsable de garantizar el cumplimiento de los compromisos estratégicos.
• Comitología : Establecer una revisión periódica de la traducción operativa de la hoja de ruta y su challenges por la PMO corporativa, con la Alta Dirección.
• Herramientas : Una herramienta PPM corporativa que permite proyectar hipótesis sobre carteras.

Para una empresa del sector del prêt-à-porter, trabajábamos con un gran volumen de proyectos. Establecimos un plan de capacidad global para la empresa. Para ello, trabajamos con cada director de negocio a fin de determinar la capacidad necesaria para cada proyecto. Al consolidar la capacidad con los proyectos que había que planificar, establecimos prioridades. Pasamos de 220 proyectos a 130 proyectos prioritarios.

Céline GUIHOU - Directora de Dirección y PMO BU - Noveane Groupe Scalian

Project Monitorla herramienta de gestión de proyectos portafolio , le facilita la gestión de su plan director

Project Monitor es un programa informático de gestión de proyectos portafolio . Adecuado para organizaciones con más de 50 empleados, permite gestionar más de 100 proyectos activos y tener una visión global de los proyectos deportafolio . Las funciones del programa le permiten :

• Desglose su plan maestro de TI en proyectos y obtenga una visión global de su TI portafolio
• Utilice cuadros de mando para supervisar el progreso de los proyectos informáticos de un vistazo
• Optimización de los recursos
• Planifique fácilmente los costes y realice un seguimiento de los gastos reales de sus proyectos

Todas las funciones están centralizadas en el software: seguimiento del tiempo, Gantt, tablero Kanban, plan de carga de trabajo, presupuestos, informes, cuadros de mando, etc.

Noveane Groupe Scalian, empresa especializada en transformación digital, le ayuda a gestionar su plan director

Noveane Groupe Scalian ofrece soluciones integrales e innovadoras en términos de experiencia y soluciones de gestión de la transformación. La Oficina de Transformación Digital de Noveane es un enfoque modular y adaptable. La DTO es una combinación de personas, procesos, medidas, metodologías y herramientas que permite dirigir y gestionar de forma centralizada las iniciativas digitales de su organización.

Nuestros expertos pueden ayudarle con las siguientes tareas en particular:

• Gestión de las relaciones con los clientes
• Consultoría de gestión de proyectos
• Gestión de proyectos
• Automatización de servicios
• Modelización de la organización
• Implantación de PPM
• Marketing informático
• Gestión del cambio
• Compra segura

Preguntas / Respuestas

Una función/cargo de PMO tiene un coste: ¿cuáles son los argumentos para defender un ROI, aparte del hecho de que "podremos ver mejor cómo progresan los proyectos"?

El primer paso es identificar el terreno: los cuellos de botella en la gestión de proyectos que pueden justificar esta función. Sobre este tema, Virage Group ha publicado dos libros blancos, disponibles en descarga gratuita en PDF: Comment structurer sa cellule PMO y Quel ROI attendre d'un logiciel PPM.

No se habló del grado de madurez de la organización (sobre todo en el sector de las autoridades locales). Si la estructura no está suficientemente madura, ¿debería ofrecerse un programa de formación, sobre todo para ejecutivos y altos cargos?

A veces, de hecho, es necesario apoyar a los ejecutivos y altos directivos para que la transformación tenga éxito. Noveane Groupe Scalian ha desarrollado una tabla de competencias para cada profesión y ofrece coaching para dar más claves y áreas de mejora a perfiles como PMO y directivos.