La elaboración de un plan director de TI sincroniza las orientaciones estratégicas de la alta dirección con las de los departamentos de negocio e informática. Hacer balance de los proyectos, proyectarse hacia el futuro, hacer balance de las necesidades, formular propuestas, poner las cosas en perspectiva estratégica... Todo ello conduce a la identificación de toda una serie de proyectos, todos ellos alineados con las ambiciones de la empresa.
A continuación, todos estos proyectos deben ejecutarse para alcanzar los objetivos fijados en el plan director o la hoja de ruta. Aquí es donde entra en juego la gestión de proyectos portafolio . He aquí 20 consejos para ejecutar con éxito su plan director. ¿Qué metodología de proyectos y portafolio ? ¿Cuáles son las funciones de la PMO, la dirección general y la línea de negocio? ¿Qué indicadores deben utilizarse para supervisar el progreso de los proyectos y el plan director? ¿Qué gobernanza debe establecerse para garantizar la alineación estratégica? ¿Qué herramientas hay que poner en marcha, desde un enfoque de escritorio hasta la implantación de un software PPM?
En este artículo:
Estos 20 consejos los ofrece un experto en gestión que presta apoyo diario a la alta dirección, las unidades de negocio y los departamentos de TI. Este artículo recoge lo más destacado de la conferencia "Cómo conseguir que sus proyectos adopten la hoja de ruta", a la que se puede acceder en repetición. La conferencia fue copatrocinada por Céline GUIHOU - Directora de Dirección y Consultoría de PMO - Noveane Groupe Scalian, empresa especializada en transformación digital.
Mediante la observación de cientos de células de dirección, Noveane ha establecido un modelo de madurez de la dirección de cuatro niveles. Este modelo se basa, sobre todo, en los comentarios de los departamentos de sistemas de información. Se basa en cuatro tipos de marcadores de madurez:
Estos marcadores pueden utilizarse para definir cuatro niveles de madurez:
¿Cómo saber cuál es su nivel de madurez? Como primera aproximación, puede ver cuántos marcadores de nivel de madurez puede marcar para su organización. Si responde afirmativamente a tres de los cuatro puntos, habrá validado el nivel. ¿Cuál es su nivel?
He aquí los resultados de la autoevaluación de los participantes en la conferencia:
Preguntamos a los participantes por su nivel de control sobre la hoja de ruta:
Para mejorar la madurez de la gestión de proyectos de su organización, hemos identificado 5 palancas de progreso en las que centrarse:
💡 Las palancas a activar para mejorar tu nivel de gestión de proyectos en esta etapa :
Para mejorar el nivel básico de la gestión de proyectos, es necesario establecer un marco de progreso del proyecto con una visión de conjunto. En concreto, mostrará el estado de avance del proyecto, los acontecimientos clave, los riesgos, etc. Puede ofrecer a los gestores de proyectos una plantilla única como "Hoja de avance del proyecto". Esto facilitará la elaboración de informes sobre el proyecto. En concreto, trabajé con un actor del sector bancario, un departamento informático que empleaba a una treintena de personas. Carecían de un marco de gestión. Desarrollamos una metodología de gestión de proyectos, en la que se formó a los gestores de proyectos y se les entrenó en el trabajo. Al mismo tiempo, desplegamos un cuadro de mandos armonizado y unificado con indicadores de planificación, presupuesto, riesgos, etc. Esto permitió que la información llegara a la alta dirección, dándoles una mejor visibilidad de los proyectos y de los procesos automáticos. En sólo 3 meses, la dirección disponía de un cuadro de mandos unificado.
Céline GUIHOU - Directora de Dirección y PMO BU - Noveane Groupe Scalian
💡 Las palancas a activar para mejorar tu nivel de gestión de proyectos en esta etapa :
Tenemos que empezar a pensar en términos de "proyectos portafolio ". En una de mis misiones trabajé con una empresa del sector sanitario. Establecimos un sistema de seguimiento de 60 proyectos activos, dentro de 3 proyectos temáticos de portafolio .
Céline GUIHOU - Directora de Dirección y PMO BU - Noveane Groupe Scalian
💡 Las palancas a activar para mejorar tu nivel de gestión de proyectos en esta etapa :
💡 Las palancas a activar para mejorar tu nivel de gestión de proyectos en esta etapa :
Para una empresa del sector del prêt-à-porter, trabajábamos con un gran volumen de proyectos. Establecimos un plan de capacidad global para la empresa. Para ello, trabajamos con cada director de negocio a fin de determinar la capacidad necesaria para cada proyecto. Al consolidar la capacidad con los proyectos que había que planificar, establecimos prioridades. Pasamos de 220 proyectos a 130 proyectos prioritarios.
Céline GUIHOU - Directora de Dirección y PMO BU - Noveane Groupe Scalian
Basado en 4 niveles de madurez de gestión de proyectos:
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Project Monitor es un programa informático de gestión de proyectos portafolio . Adecuado para organizaciones con más de 50 empleados, permite gestionar más de 100 proyectos activos y tener una visión global de los proyectos deportafolio . Las funciones del programa le permiten :
Todas las funciones están centralizadas en el software: seguimiento del tiempo, Gantt, tablero Kanban, plan de carga de trabajo, presupuestos, informes, cuadros de mando, etc.
Noveane Groupe Scalian ofrece soluciones integrales e innovadoras en términos de experiencia y soluciones de gestión de la transformación. La Oficina de Transformación Digital de Noveane es un enfoque modular y adaptable. La DTO es una combinación de personas, procesos, medidas, metodologías y herramientas que permite dirigir y gestionar de forma centralizada las iniciativas digitales de su organización.
Nuestros expertos pueden ayudarle con las siguientes tareas en particular:
Una función/cargo de PMO tiene un coste: ¿cuáles son los argumentos para defender un ROI, aparte del hecho de que "podremos ver mejor cómo progresan los proyectos"?
El primer paso es identificar el terreno: los cuellos de botella en la gestión de proyectos que pueden justificar esta función. Sobre este tema, Virage Group ha publicado dos libros blancos, disponibles en descarga gratuita en PDF: Comment structurer sa cellule PMO y Quel ROI attendre d'un logiciel PPM.
No se habló del grado de madurez de la organización (sobre todo en el sector de las autoridades locales). Si la estructura no está suficientemente madura, ¿debería ofrecerse un programa de formación, sobre todo para ejecutivos y altos cargos?
A veces, de hecho, es necesario apoyar a los ejecutivos y altos directivos para que la transformación tenga éxito. Noveane Groupe Scalian ha desarrollado una tabla de competencias para cada profesión y ofrece coaching para dar más claves y áreas de mejora a perfiles como PMO y directivos.
PMO, gestor de proyectos, consultor de gestión de proyectos: ¡descubra las claves para estructurar y equipar la oficina de proyectos dentro de una organización!
El contenido ha sido redactado en colaboración con Appvizer, líder europeo de los medios de comunicación dedicados al software profesional.