¿Cómo elegir una herramienta PPM?

Después de la gestión de proyectos llega el momento de la PPM: gestionar no sólo un proyecto, sino todo un portafolio de proyectos. Bien hecho, el éxito de la gestión de proyectos le está llevando a los retos de la gestión de la cartera de proyectos. ¿Cómo se pasa de gestionar un proyecto a gestionar todos los proyectos simultáneamente, y con qué herramientas? ¿Ha experimentado con cuadros de mando de proyectos en Excel o ha improvisado herramientas en sus espacios de trabajo colaborativos? La evidencia es clara: pierdes más tiempo recopilando y compilando los KPI de tus proyectos que analizándolos. Tiene que dar un paso adelante con un software específico. Este artículo le dará las claves para elegir la herramienta PPM adecuada.

¿Qué es una herramienta PPM?

PPM es la abreviatura de Project Portfolio Management (gestión de la cartera de proyectos). Una herramienta PPM es un software que le ayudará en los procesos clave de gestión de su proyecto portafolio . Una herramienta PPM le permitirá: arbitrar proyectos, gestionar recursos, elaborar presupuestos, gestionar finanzas y riesgos, dirigir órganos de proyecto, informar sobre proyectos, etc.

Una herramienta ppm es algo más que un software de gestión de proyectos. Incorpora las principales funcionalidades, como el calendario y la gestión de recursos, pero va mucho más allá al ser una plataforma para todos sus proyectos. No es una herramienta para un equipo de proyecto, sino para todos los recursos de su proyecto. Auténtico "cuartel general" de sus proyectos, esta plataforma dedicada al rendimiento de su PPM reunirá :

Directores y gerentes con una visión estratégica de los proyectos
Departamentos de recursos: departamento financiero, departamento de recursos humanos, departamento de gestión de proyectos (informática, construcción, producción, innovación, etc.)
portafolio coordinadores: PMO, directores de proyecto, gestores de programa, jefes de proyecto, etc.
Equipos de proyecto: director de proyecto, miembro del comité de dirección, proveedor de servicios, miembros del equipo de proyecto, etc.

¿Qué preguntas estratégicas debe plantearse a la hora de elegir su herramienta PPM?

Para ayudarle a elegir la herramienta PPM adecuada, aquí tiene algunas preguntas que debe hacerse:

¿Cuántos proyectos tiene en portafolio ?

La cuestión del volumen es una de las primeras que se plantean. Si tienes más de 20 proyectos, necesitarás un paquete de software PPM. Si tienes menos de 20 proyectos, bastará con un enfoque ofimático y colaborativo. Y cuantos más proyectos tenga, más necesitará una herramienta con funciones para organizar y estructurar su base de datos de proyectos. La gestión de los usuarios de su herramienta PPM está directamente relacionada con el número de proyectos. La formación,

Piense también en la escalabilidad. Puede que estés planeando implantar la herramienta PPM en un departamento, pero muy a menudo la herramienta se desplegará en otros departamentos, o incluso hasta el nivel de la alta dirección. Esto tendrá un impacto directo en el volumen de datos: también podrías haber elegido una herramienta capaz de gestionar el x2, x3 de tu base de proyectos.

¿Cuáles son sus proyectos en challenges ?

El retorno de la inversión o ROI de una herramienta PPM está directamente relacionado con la challenges de sus proyectos. Cuánto ganará con una herramienta PPM depende de la importancia de los proyectos en su organización. Esta es la clave para hacer una elección estratégica, y aquí hay algunas áreas a tener en cuenta:

¿Qué tipo de proyectos tiene? Sus proyectos están directamente relacionados con sus ventas o preparan sus ventas futuras. Le permitirán mejorar su rendimiento y rentabilidad. Asegurarán su cuota de mercado aportando factores diferenciadores. El PPM es estratégico y debe estar dotado de herramientas a la altura de sus proyectos challenges .
Los procesos de gestión de proyectos de portafolio son demasiado costosos. Hay que optimizar el tiempo de gestión y gobernanza.
Una decisión equivocada en un proyecto ha tenido graves consecuencias. Hay que reducir la incertidumbre en las compensaciones.
Los proyectos y recursos movilizados no se ajustan a la estrategia de la empresa. Tenemos que ampliar nuestra visión para incluir todo el proyecto portafolio .
Ha creado su organización para llevar a cabo los proyectos, ahora tiene que optimizar su asignación y uso (planificación de capacidades, elaboración de presupuestos, etc.).

¿Cuál es su nivel de madurez en la gestión de proyectos?

¿Su equipo directivo ya ha adoptado ampliamente la modalidad de proyectos, o la gestión basada en proyectos se encuentra aún en fase de despliegue? La herramienta PPM debería permitirle difundir las mejores prácticas y su metodología de proyectos.

Piense también en el tema en términos "dinámicos": ¿cuál es la rotación en sus equipos de proyecto? ¿Cuántos "nuevos" jefes de proyecto tendrán que asimilar sus prácticas?

También es importante medir el nivel de madurez en términos de gobernanza de portafolio. ¿Existen ya órganos de gobernanza, como comités de decisión para el lanzamiento de proyectos y revisiones de proyectos portafolio , o es necesario crearlos? ¿Es la herramienta PPM un regalo del cielo o mejora las prácticas existentes?

¿Ha pensado en el coste total de propiedad?

El coste total de propiedad (TCO) le permitirá evaluar la rentabilidad de una herramienta PPM. Por supuesto, están los costes de implantación de la herramienta -la fase de construcción- (tiempo interno, licencia de software, servicios, transferencia de competencias), pero dependiendo de la herramienta, los costes recurrentes -la fase de "funcionamiento"- pueden cambiar la ecuación económica de su herramienta PPM. Algunas preguntas importantes:

¿Cuánto costará actualizar la plataforma? Cambiar las prácticas, ampliar el alcance, ¿cómo hacer evolucionar la plataforma? ¿Es sencillo?
¿Cuál es la carga de trabajo de administración de la herramienta PPM? ¿Administración de usuarios? ¿administración técnica? ¿Administración de actualizaciones?
¿Cuánto cuesta formar a un usuario? Tienes una plataforma completa, pero ¿cuánto tarda un usuario en sacarle el máximo partido?
¿Cuánto costará implantarlo en otro departamento? ¿Impacto en licencias, configuración, formación?

¿Cuáles son las principales características de una herramienta PPM?

Las herramientas PPM tienen un amplio espectro funcional porque combinan :

Función de gestión de proyectos: planificación, recursos, riesgos, presupuesto, etc.
Función de gestión de proyectos portafolio - apoyo a la toma de decisiones, modelo de proyecto, comitología, planificación de capacidades, elaboración de presupuestos, etc.
Funciones de informes y cuadros de mando: entrada de actividades, formulario, ficha de proyecto, cuadro de mando del proyecto, etc.
Función de colaboración: flujo de trabajo, gestión de documentos, espacio de intercambio
Función de administración e integración: función de configuración sin código, gestión de repositorios, gestión de derechos y usuarios, API, servicios web,

La trampa consiste en exagerar las funcionalidades en detrimento de su verdadera challenges. Esperas que una herramienta PPM optimice tus procesos de gestión en portafolio :

Cuestiones de gestión de proyectos	Características principales
Optimizar el coste de sus proyectos	Seguimiento del tiempo / Introducción de datos de actividad Planificación de la capacidad / Planificación de la carga de trabajo Seguimiento financiero Elaboración del presupuesto Dotaciones presupuestarias Valoración completa de los recursos Función de consolidación Cuadro de mando de recursos, presupuesto y rentabilidad
Seguridad en la toma de decisiones	Gestión del ciclo del proyecto Formulario avanzado de descripción del proyecto Informe Flash del proyecto Cuadro de mando de apoyo a la toma de decisiones Acoplamiento con herramientas de toma de decisiones como business intelligence / visualización de datos Apoyo a los órganos de dirección Hoja de resumen del proyecto Gestión de riesgos Flujo de trabajo de validación / decisión
Mejore su gestión empresarial y de proyectos portafolio	Modelos de proyecto Modelización de métodos (ágil, ciclo V, PMI, prince 2, etc.) Biblioteca de informes / KPI Gestión de repositorios de proyectos y carteras API / Webservice para la integración en el ecosistema informático de su empresa Capacidad de consulta y filtrado Función de despliegue multiempresa / multidirección
Entrega más rápida	Gantt / Secuencia de trabajo Tablero Kanban / Tarjetas Modelo de tareas Modelo de planificación Flujo de trabajo de validación Función de notificación / alerta Gestión posterior al proyecto - Ejecución / Mantenimiento / MCO
Optimizar la administración de la herramienta PPM	Administración "sin código" Función de importación/exportación de datos Gestión de repositorios Función de gestión de grandes volúmenes (filtros, ciclo de vida, motor de búsqueda, modificación masiva Gestión de usuarios y derechos Seguridad de acceso y datos

Lo esencial de una buena herramienta

Una plataforma todo en uno
Una plataforma abierta con capacidad de integración
Trabajar en modo colaborativo
Ergonomía fácil de usar
Adaptable a su forma de trabajar
Elección de alojamiento (SaaS u On Premise)

Elegir alojamiento SaaS u on-premise

Dado que la herramienta PPM es una herramienta basada en web, se plantea la cuestión del modo de alojamiento (y del modo contractual). En función de su política informática, puede optar por una oferta Saas u On-premise.

Solución Oferta Saas (software como servicio): software instalado en la infraestructura del editor del software y accesible a distancia mediante una conexión a Internet y una suscripción mensual. Los distintos paquetes permiten optar por un alojamiento dedicado o compartido. Preste atención al lugar de alojamiento de los datos por las limitaciones del RGPD.
Solución in situ: software adquirido e instalado directamente en el servidor de la empresa. Esto ofrece una mayor flexibilidad de integración y un control total de los datos.

Algunos editores, como VIRAGE Group , ofrecen la flexibilidad de pasar de un enfoque a otro. O bien la internalización de la aplicación dentro del Sistema de Información desde el entorno SaaS. O, en caso de cambio de política informática, externalización de la plataforma local a la nube privada del editor.

Las ventajas de Project Monitor, una herramienta PPM sencilla y personalizable

Le presentamos Project Monitor, una de nuestras herramientas PPM. Publicada desde 2007, el objetivo de esta oferta es abordar de forma sencilla challenges PPM con la capacidad de adaptarse a sus necesidades específicas.

El software PPM Project Monitor es una herramienta recomendada por un amplio abanico de partes interesadas: Dirección General, Departamentos de TI, DSN, PMO, Empresas y Sector Público.

Estos son algunos de los elementos que han sido decisivos en la elección de Eram, las ciudades de Lyon, Burdeos y Estrasburgo, la rama logística de Les Mousquetaires, el Hospital Vinatier y Chronopost

Integración de sistemas de información

Project Monitor puede integrarse con todas las herramientas de la empresa: ofimática (Word, PowerPoint), GED, herramientas financieras, directorios de empresa, etc. Gracias a su modularidad y flexibilidad de configuración, Project Monitor puede implantarse progresivamente y evolucionar en función de las necesidades de la organización.

Gestión de solicitudes

Project Monitor para crear y registrar una nueva solicitud. Las solicitudes están separadas de los proyectos en curso de portafolio , en particular por su estado.

Gestión de grandes volúmenes

Al ofrecer claves para estructurar bases de datos de proyectos, modelar organizaciones, funciones de modificación masiva y recuperación de datos, Project Monitor proporciona una ayuda inestimable para la administración de portafolio. La aplicación de la nueva estrategia de su empresa en todo su portafolio está a sólo unos clics de distancia.

Creación de proyectos utilizando modelos / plantillas

Project Monitor cuenta con un asistente de creación de proyectos para lanzarlos de forma rápida y sencilla. Tiene acceso a una biblioteca de plantillas que puede personalizar como desee, proporcionando a sus gestores de proyectos estructuras estándar que incorporan los requisitos de sus metodologías.

Gestión presupuestaria

Project Monitor ofrece de serie potentes funciones financieras que permiten gestionar presupuestos dentro de un proyecto y en portafolio. Incluye funciones para elaborar presupuestos departamentales, sobre todo para departamentos de informática, departamentos de ingeniería y departamentos cuya actividad principal son los proyectos.

Gestión de recursos y planificación de capacidades

Desde la modelización de sus recursos (competencias, capacidad, calendario avanzado, adscripción dentro de la organización, etc.) hasta la hoja de entrada de actividades, Project Monitor le ofrece una completa caja de herramientas. Identifique, asigne/doble personal, planifique y gestione sus recursos de principio a fin. Project Monitor le ofrece informes que le permiten visualizar las cargas de trabajo de los equipos e identificar cualquier subcarga o sobrecarga.

Intercambios en colaboración

Cada proyecto tiene su propia área de "Intercambio", donde puedes crear hilos de discusión y redactar actas/informes/supervisar las decisiones del proyecto.

Dirigir comités directivos

Project Monitor facilita la configuración de portafolio y la visualización de su estado de salud mediante los informes estándar. Los cuadros de mando son totalmente configurables, tanto en contenido como en forma (adición de bloques de supervisión para distintos tipos de datos y posicionamiento).

Y más allá de las herramientas, un centro de atención al cliente dedicado

La herramienta es un punto clave en su enfoque PPM. Pero contar con alguien que le ayude a implantar la herramienta es crucial. Con Project Monitor , se beneficiará de un servicio de apoyo durante y después del proyecto, con un equipo único y un soporte en red a su disposición para escucharle:

Antes de elegir: nuestros expertos analizan sus necesidades para ayudarle a tomar la decisión correcta.
Durante la integración: nuestros asesores funcionales y técnicos adaptan el software Project Monitor a sus prácticas y a su Sistema de Información (parametrización de su plataforma e integración en su SI).
Durante el despliegue: nuestros formadores transfieren conocimientos a sus equipos de proyecto y capacitan a sus administradores (formación y asistencia personalizadas)
Después de la implantación: equipo dedicado a la excelencia del cliente (asistencia, documentación, clase magistral, club de usuarios, clase magistral y seminarios web).

En resumen, la herramienta PPM Project Monitor le ofrece las ventajas de una solución completa, sencilla y autónoma:

Visión 360°: planificación, riesgo, presupuesto, recursos, KPI, ged, portafolio, ...
Integración IS: interfaz presupuestaria, LDAP - SSO, EDM,
Repositorio avanzado de proyectos.
Recopilación de información sobre decisiones de los equipos de proyecto
Dirigir equipos facilitando el intercambio de información y supervisando las acciones.
portafolio y apoyo a la toma de decisiones con información actualizada y en tiempo real.
Escalabilidad, para implantarse gradualmente y evolucionar en función de las necesidades de la organización.
Saas y alojamiento in situ
Un equipo que le apoyará en todo momento