¿Cómo puede supervisar y controlar el progreso de sus proyectos?
Supervisar y controlar el progreso de los proyectos en portafolio es un elemento esencial para garantizar que gestiona sus proyectos con eficacia y logra sus objetivos con éxito.
Esta tarea puede simplificarse utilizando prácticas claras de supervisión y dirección adaptadas al contexto de portafolio .
Al mantener el control del progreso de sus proyectos, resulta más fácil supervisar los avances, identificar cualquier desviación de los objetivos y tomar medidas correctoras.
Un seguimiento sencillo y eficaz le dará una visión general del progreso de portafolio, le permitirá tomar decisiones con conocimiento de causa, garantizar una comunicación transparente con las partes interesadas y maximizar el rendimiento global de los proyectos de portafolio .
Más información en este artículo:
- 5 consejos para gestionar con sencillez el progreso de un proyecto y cumplir los plazos
- Ventajas del software portafolio para supervisar el progreso de los proyectos
- Ejemplos prácticos de casos de éxito en la gestión de proyectos
¿Cuál es el objetivo del informe de situación?
El principal objetivo del informe de situación es ofrecer una visión clara y concisa del estado de avance de un proyecto en un momento dado.
Este informe permite :
- Comunicar a las partes interesadas los progresos realizados, los problemas encontrados y las medidas adoptadas para alcanzar los objetivos del proyecto,
- detectar desviaciones de los planes iniciales,
- identificar posibles riesgos,
- y tomar las decisiones adecuadas para garantizar el éxito del proyecto.
En resumen, el informe de situación desempeña un papel esencial a la hora de ofrecer una imagen global y objetiva del estado del proyecto, facilitando la comunicación, la toma de decisiones y una gestión eficaz del mismo.
¿Cómo se revisan los progresos?
5 consejos para gestionar de forma sencilla el progreso de un proyecto y cumplir los plazos.
He aquí algunas buenas prácticas que le ayudarán a gestionar el progreso de sus proyectos:
- Definir objetivos claros
- Planificar y establecer hitos
- Realizar revisiones periódicas
- Comprobar que los equipos no tienen exceso de personal
- Identificar y analizar los riesgos
Definir objetivos claros
Establezca objetivos específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos (SMART). Estos objetivos servirán de referencia para medir los avances. Una hoja de ruta es una herramienta de planificación estratégica utilizada para ofrecer una representación visual de las etapas y objetivos clave que deben alcanzarse en un proyecto, iniciativa o estrategia. Es un documento que presenta secuencialmente las etapas e hitos importantes, normalmente a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Una hoja de ruta proporciona una visión general del proyecto o iniciativa, permitiendo a las partes interesadas comprender el camino a seguir, las principales etapas y las dependencias entre ellas.
Vea un ejemplo de hoja de ruta digital
Planificar y establecer hitos
Elabore un plan de proyecto detallado en el que se identifiquen las principales etapas e hitos. Esto facilitará el seguimiento de los avances y el control del cumplimiento de los plazos. Un " hito " es un momento clave del proyecto en el que se obtiene un resultado intermedio verificable. Por ejemplo, la entrega de la versión final de una especificación. La gran ventaja de los hitos sobre las tareas es su simplicidad. Un hito se alcanza o no se alcanza. Existen métodos para definir un plan de hitos pertinente al inicio de un proyecto.
En la gestión de proyectos basada en hitos, la revisión del proyecto consiste en validar si se ha superado o no un hito. En este último caso, será necesario definir la fecha de superación reestimada. Este seguimiento proporciona información no subjetiva, verificable y compartida sobre el avance del proyecto. Se pueden calcular varios indicadores utilizando hitos para medir elprogreso o el retraso de un proyecto. Por ejemplo, el porcentaje de hitos realmente superados en comparación con el porcentaje objetivo. O el seguimiento del hito que lleva más retraso.
Realizar revisiones periódicas
Mantener una comunicación abierta y regular con los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas pertinentes. Celebrar reuniones de seguimiento frecuentes para debatir los avances, los problemas encontrados y las medidas correctivas que deben adoptarse. Puede tratarse de revisiones de proyectos o de revisiones de proyectos más estratégicos en portafolio .
Comprobar que los equipos no tienen exceso de personal
La capacidad de gestión de recursos y el exceso de personal (o sobreasignación de recursos) son challenges importantes en la gestión de proyectos. El exceso de personal puede comprometer la planificación del proyecto, ya que los recursos pueden no estar disponibles cuando se necesitan. Esto puede provocar retrasos, ajustes en el calendario y una pérdida de flexibilidad para hacer frente a cambios o nuevas demandas.
Identificar y analizar los riesgos
Identifique los riesgos potenciales al inicio del proyecto y establezca las medidas de mitigación adecuadas. Supervise los riesgos a lo largo del proyecto y adapte su planteamiento en consecuencia.
Utilizar herramientas de supervisión
Utilice herramientas de gestión de proyectos como diagramas de Gantt, cuadros de mando o herramientas de seguimiento de tareas para visualizar y controlar el progreso de los proyectos. Estas herramientas permiten ver qué tareas se han completado, cuáles están en curso y cuáles quedan por hacer. Los programas de gestión de proyectos como portafolio Project Monitor es especialmente adecuado para seguir el progreso de los proyectos en portafolio.
Siguiendo estos principios, podrá gestionar eficazmente el avance de sus proyectos y mantener una visión clara de su progreso.
¿Qué tipo de reuniones de seguimiento deben organizarse para supervisar la marcha de los proyectos?
Para supervisar eficazmente el progreso de los proyectos, es aconsejable establecer dos tipos de reuniones: reuniones periódicas de progreso y reuniones de comitología. A continuación te explicamos cómo organizar estas reuniones:
Reuniones periódicas
Estas reuniones están diseñadas para supervisar el progreso de los proyectos de forma regular, normalmente semanal o mensualmente.
Permiten a los miembros del equipo del proyecto compartir :
- actualizaciones,
- los progresos realizados,
- obstáculos encontrados
- y acciones previstas.
Reuniones de comitología
Las reuniones de comitología son reuniones periódicas en las que participan los principales interesados del proyecto, como patrocinadores, jefes de proyecto, jefes funcionales y representantes de las distintas partes interesadas.
El objetivo de estas reuniones es :
- proporcionar una visión general del progreso del proyecto,
- evaluación de riesgos,
- tomar decisiones estratégicas
- y resolver problemas importantes.
Garantizan una coordinación eficaz, una toma de decisiones alineada y una visión global de los resultados del proyecto.
¿Qué herramientas se utilizan para planificar y supervisar el progreso de los proyectos?
Existen muchas herramientas para planificar y gestionar un proyecto, y pueden variar según las necesidades específicas del proyecto y las preferencias de la organización. He aquí algunos ejemplos habituales de herramientas de planificación y gestión:
- Diagrama de Gantt : es una herramienta visual que representa las distintas tareas del proyecto en una escala temporal. Permite planificar, supervisar y visualizar las dependencias entre tareas, las fechas clave y la duración de cada actividad.
- Cuadro de mandos : es una herramienta que reúne los indicadores clave de rendimiento (KPI) del proyecto, como avances, plazos, costes, calidad, etc. El cuadro de mandos ofrece una visión general del estado del proyecto y permite supervisar el rendimiento y las tendencias.
- Herramientas de gestión de tareas y colaboración: herramientas como Trello, Jira o Microsoft Planner facilitan la creación de listas de tareas, la asignación de responsabilidades, el seguimiento de los avances y el fomento de la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto.
- Herramientas de gestión de riesgos: las herramientas de gestión de riesgos ayudan a identificar, evaluar y gestionar los riesgos del proyecto, proporcionando capacidades de supervisión y mitigación de riesgos.
La elección de las herramientas de planificación y gestión dependerá de las características del proyecto, su complejidad, el tamaño del equipo, los recursos disponibles y las preferencias de la organización. Seleccione las herramientas adecuadas que faciliten una gestión eficaz del proyecto y satisfagan las necesidades específicas de su organización.
El software de gestión de proyectos de portafolio le facilita el seguimiento del progreso de sus proyectos. portafolio
portafolio Un software de gestión de proyectos como Project Monitor ofrece funciones avanzadas de planificación, gestión de recursos y seguimiento de costes, así como la posibilidad de crear informes detallados sobre el avance del proyecto.
Utilizar el software de gestión de proyectos portafolio para hacer un seguimiento eficaz del progreso de los proyectos tiene muchas ventajas. He aquí algunas de las razones por las que se recomienda utilizar este tipo de software:
- Centralizar la información: El software de gestión de proyectos de portafolio permite centralizar toda la información del proyecto en una única plataforma. Esto facilita el acceso a datos actualizados, reduce la dispersión de la información y permite una gestión más coherente del progreso del proyecto. El software proporciona visibilidad en tiempo real del progreso del proyecto.
- Seguimiento de los indicadores de rendimiento: el software de gestión de proyectos portafolio permite seguir fácilmente los indicadores clave de rendimiento, como la entrega a tiempo, el cumplimiento del presupuesto, la satisfacción de las partes interesadas, etc. Estos indicadores le ayudan a evaluar el progreso de los proyectos, detectar desviaciones respecto a los objetivos y tomar las medidas necesarias para corregirlas.
- Mejora de la colaboración y la comunicación: El software de gestión de proyectos de portafolio fomenta la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto, las partes interesadas y los gestores. Ofrecen funciones para compartir información, proporcionar comentarios, hacer un seguimiento de las tareas, gestionar documentos, etcétera. Esto facilita la comunicación, aumenta la transparencia y mejora la coordinación entre las distintas partes implicadas en los proyectos.
Kanban
El Kanban en Project Monitor simplifica el trabajo en equipo. Esta función no sólo proporciona una vista de proyecto, sino también una vista "multiproyecto" y "multiusuario".
- Colabore en cualquier lugar, planifique sus flujos de trabajo y detecte fácilmente los cuellos de botella
- Tener una visión monoproyecto o multiproyecto
- Identifique el volumen de trabajo que les queda por hacer a sus equipos
Facilite el teletrabajo y ponga en marcha a sus equipos con las Reuniones Diarias.
Gantt en línea
¿Qué hito se ha alcanzado? ¿Qué etapa lleva retraso? Compare el calendario previsto, el calendario revisado y el calendario real con un solo clic.
La gestión del calendario en Project Monitor se basa en un diagrama de Gantt. Es la herramienta de gestión visual por excelencia del gestor de proyectos. Muestra lo que hay que hacer a lo largo de un eje temporal. El Gantt ya era interactivo, con todas las funciones clave para gestionar un calendario. Las ventajas del Gantt de Project Monitor :
- Todo el equipo del proyecto colabora en tiempo real para supervisar y actualizar el progreso del proyecto.
- Identifique fácilmente las dependencias entre proyectos y su ritmo de avance
- Visualice y anticipe los desvíos del proyecto y compare el calendario previsto y el calendario revisado con un solo clic.
Herramientas de información
Las herramientas de elaboración de informes y los cuadros de mando de Project Monitor le proporcionan informes analíticos y resúmenes de las actividades y resultados de su organización.
- Seguimiento del proyecto
- Control presupuestario
- Recursos de control
- Supervisión de riesgos
- Seguimiento de los costes
💡 En Bornes Solutions, Project Monitor ha permitido a la PMO establecer indicadores clave de "entregabilidad" de los proyectos:
- Número de terminales instalados
- Número de terminales que se instalan
- Número de terminales cuya instalación está prevista
La aplicación de Project Monitor también ha formado parte de un planteamiento de mejora continua del proceso, lo que ha permitido identificar y corregir los puntos conflictivos a medida que surgían. La interpretación de los datos ha permitido crear indicadores clave de rendimiento del proyecto, como :
- Duración media del proyecto
- Número de proyectos gestionados por jefe de proyecto
- Número de proyectos finalizados por tipo
- Determinar la complejidad de los proyectos
¿Cómo se crea una tabla de seguimiento?
Es importante elegir un formato y una estructura que se adapten a sus necesidades específicas. Así como asegurarse de que el cuadro se actualiza periódicamente para reflejar el estado actual de los proyectos. Esto le permitirá supervisar eficazmente el progreso de sus proyectos, identificar posibles problemas y tomar medidas correctivas en consecuencia.
En la "caja de herramientas" de Project Monitor, el centro de informes ofrece una biblioteca de cuadros de mando personalizados.
Los cuadros de mando de Project Monitor están diseñados para poder personalizarse e integrarse en sus procesos de gobernanza.
Los cuadros de mando, calculados en tiempo real, proporcionan todos los indicadores clave del proyecto. Entre ellos, el seguimiento de presupuestos, recursos y riesgos.
Ejemplos prácticos de casos de éxito en la gestión de proyectos
Hauts-de-Seine Habitat, una plataforma única para gestionar todos los proyectos: estratégicos, de construcción, de renovación, digitales, etc.
Entrevista con Bornes Solutions sobre los KPI de los proyectos. Project Monitor Descubra cómo la implantación de un enfoque PPM y el uso de software han permitido a Bornes Solutions garantizar la entregabilidad de sus proyectos en un contexto de fuerte crecimiento.
Aspectos destacados de la experiencia de la autoridad local de Ille et Vilaine durante un seminario web sobre transformación digital en colaboración con Virage Group