Una revisión de proyecto con éxito utilizando el método de las 7P

Las revisiones de proyectos son una parte importante de la gobernanza de portafolio. Al tratarse de participantes cuyo tiempo es limitado y costoso, es importante abordarla con un marco eficaz. El sentido común no siempre basta para garantizar el éxito de una reunión de este tipo. Si a esto se añade un efecto de cansancio que erosiona el respeto por los fundamentos... sus revisiones de proyecto corren el riesgo de acentuar el síndrome de la "reunionitis". Sus jefes de proyecto pueden pensar que sería más sensato dedicar ese tiempo a "hacer avanzar los proyectos" en lugar de revisarlos... Aquí es donde entra en juego el método de las 7P para establecer un marco de reuniones eficaz. 

El método de las 7P forma parte de la caja de herramientas de los agilistas. Fue desarrollado por primera vez por James Macanufo, uno de los tres coautores del excelente libro Game Storming. 

Le invitamos a considerar el método de las 7 P para :

• Defina un marco para las revisiones de sus proyectos 
• Elabore una lista de comprobación cada vez que se organice una revisión del proyecto: al final de este artículo encontrará un modelo de mapa mental en modo de lista de comprobación.  
• Reexamine periódicamente sus procedimientos de revisión de proyectos 

¿Qué es el método 7P? 

El método de las 7P es un acrónimo mnemotécnico para las 7 facetas clave de las revisiones de su proyecto: 

• Relevancia: ¿por qué una revisión de proyecto? 
• Producto: ¿qué aportará la revisión de su proyecto? 
• Participantes: ¿quién debe participar en la revisión del proyecto? 
• Proceso: ¿cómo funcionará? Y ¿cómo podemos garantizar la fabricación del producto? 
• Escollos: ¿qué riesgos amenazan la eficacia de la revisión de su proyecto? 
• Preparación: ¿y si han pasado muchas cosas antes? ¿Qué hay que preparar antes de la revisión del proyecto? 
• Aspectos prácticos: ¿cuál es la logística específica de sus revistas (lugar, fecha, duración, etc.)? 

Estos elementos se aplican a cualquier reunión de trabajo en la que participen más de tres personas. El marco de las 7P puede aplicarse a otros órganos de gobierno de su proyecto portafolio : comité de arbitraje e inversiones, comité de dirección, revisión presupuestaria, comité de personal, etc.

¿Cómo puede aplicar el método de las 7P a la revisión de su proyecto? 

El autor del método le invita a desarrollar una estrategia para aplicar el marco de las 7P. Los principales puntos a considerar son 

• La interdependencia entre las P: por ejemplo, los participantes necesarios para producir los entregables deben estar presentes.
• Se trata de un marco colectivo, por lo que dedicar una "sesión 0" de la revisión del proyecto a definir el marco para futuros proyectos es sin duda una buena forma de conseguir que los participantes se sumen a él. 
• Reexaminar periódicamente el marco de las 7P. Las revisiones de proyectos son sesiones recurrentes, fuente de posible fatiga o erosión. Además, es probable que haya nuevos participantes a los que incorporar. No dudes en repetir la "sesión 0" para reexaminar el marco de tus revisiones de proyectos. 
• Recordar o mostrar las 7 P en cada sesión 
• Saber adaptarse... porque aunque el método de las 7P es un marco de trabajo, hay que saber hacer frente a imprevistos como la ausencia de un participante. Un ejemplo: hubo una alarma de incendio en medio de la revisión de un proyecto, pero la reunión continuó una vez que todos estuvieron a salvo y se reagruparon en el punto de reunión, y todos tomaron notas "mentales" para elaborar el acta...

Centrarse en la relevancia - ¿Por qué una revisión de proyecto? 

Esta es la primera P... y la más complicada. La pertinencia de revisar los proyectos de portafolio es evidente para una PMO y para los responsables cuyos departamentos participan en los proyectos. La revisión del proyecto es un momento para compartir, sincronizar y poner en perspectiva los distintos proyectos. Esta revisión permite comprobar los avances globales, identificar los puntos conflictivos, revisar las prioridades relativas de los proyectos y asegurarse de que los recursos se asignan correctamente. Pero, ¿qué ocurre con los demás participantes? ¿Los jefes de proyecto, por ejemplo? ¿Ven este foro como un momento útil o como un "impuesto" en su vida de jefes de proyecto? Un consejo: si decide invitar a gestores de proyectos, asegúrese de aclararles la pertinencia. 

Ponte en su lugar (o mejor aún, haz que participen en la sesión 0): ¿qué ganan con ello? ¿Promocionar su trabajo? ¿Compartir las dificultades? ¿Revisar sus decisiones? ¿Obtener apoyo para su proyecto? ¿De qué manera complementa, se superpone o incluso resulta redundante con órganos como el "comité de dirección", el "punto de proyecto", etc.? 

Así que asegúrese de que hay algo para todos y de que el solapamiento con otros organismos es limitado.  

Centrarse en el producto - ¿Cuál es el resultado de la revisión del proyecto? 

Esta es la segunda P... y no la menos importante. ¿Qué debemos esperar de la revisión de un proyecto? ¿Un simple informe? ¿Un registro de decisiones? ¿Una actualización "colegiada" de la previsión meteorológica del proyecto? ¿O algo menos tangible pero igual de importante: una palanca de motivación para los distintos equipos del proyecto? De la revisión se sale con una visión reafirmada, prioridades ajustadas y visibilidad del atractivo de los proyectos en curso. Los directivos tienen un papel clave a la hora de garantizar que esta comunicación fluya hacia abajo. 

Las revisiones de proyectos tienen un subproducto muy interesante. Una de las virtudes de las revisiones de proyectos es que desencadenan el reflejo de informar sobre el proyecto. Cuando las revisiones de proyectos se realizan con regularidad, los jefes de proyecto se dicen a sí mismos "la información de mi proyecto tiene que estar actualizada para la revisión". El gran beneficiado es un ganador: ¡la calidad de los datos! 

La gama de productos es amplia. Validar las expectativas de las partes interesadas le ayudará a elegir los productos adecuados. A partir de las opiniones recibidas, los dos productos esenciales son : 

• Un informe de síntesis: quién estaba allí, qué proyectos se revisaron (¿y cuáles no?) 
• Una actualización de las previsiones meteorológicas del proyecto durante la reunión, basada en la evaluación del Jefe de Proyecto. 

Las funciones de revisión de proyectos y presentación de diapositivas de Project Monitor son aliadas inestimables en el desarrollo de estos "productos". Al tomar notas resumidas directamente en la reunión, no hay costes adicionales para su revisión. Y como todo queda registrado y con fecha y hora, incluso los ausentes pueden sincronizarse fácilmente con la sesión. 

Project Monitoruna completa herramienta de seguimiento de proyectos para gestionar sus reuniones

Recurra a Project Monitor para crear sus plantillas de presentación para reuniones eficaces de gestión de proyectos:

• Medios sencillos y eficaces para comunicar la información del proyecto
• Extractos disponibles en formato PPT o Word
• Personalización de los datos del proyecto que deben recogerse
• Adapte el formulario a su carta gráfica
• Plantillas preestablecidas en nuestra biblioteca de referencia
• Información clave sobre el proyecto: descripción, equipo del proyecto, objetivos, etc.
• Principales indicadores de progreso
• Seguimiento del calendario: GANTT - seguimiento de hitos
• Seguimiento de los costes JH / €.

Enfoque en los participantes: ¿quién debe participar en la revisión del proyecto? 

Tercera P: participantes. ¿A quién hay que invitar a las revisiones de proyectos? Empecemos por lo esencial:  

• La PMO es la conductora de la revisión del proyecto. Organiza, dirige y garantiza que se siga el proceso y que se entregue el "producto". 
• los responsables de los principales jefes de proyecto. Ellos llevan la dimensión "transversal" de la revisión del proyecto. Lo que cuenta es la forma en que la situación de cada proyecto individual se refleja en todos los demás proyectos. Esto también transmite un mensaje claro sobre la importancia de la revisión del proyecto.

En segundo lugar, esto es específico de su organización y de la ponderación de sus directivos: 

• Directores de proyecto: ¿Están representados por sus jefes? ¿Se les invita sistemática o puntualmente? Disponer de un orden del día "dinámico" con proyectos invitados "rotatorios" es una buena manera de dinamizar las revisiones de los proyectos. También da a los distintos proyectos un mayor margen de expresión. 

• Gestores de recursos de proyectos (si no son los mismos que los gestores de proyectos). Aportarán soluciones para la dotación de personal de los proyectos (especialmente importante para las carteras de TI, donde los recursos son escasos y muy demandados).
• El controlador de gestión: si el aspecto financiero es clave para su gestión, es buena idea invitar a la persona que puede poner en perspectiva el aspecto financiero de los proyectos.
• Los jefes de los jefes... Bueno, no hace falta que los invite si es sólo a título informativo, bastará con el acta. Sin embargo, si quieres que las revisiones de tus proyectos sean órganos de decisión, su presencia es imprescindible. 

Eso es potencialmente mucha gente trabajando en tus proyectos. El sentido común y la alineación con las personas adecuadas para hacer realidad el "producto" serán tus guías.  

Dos consejos para finalizar su lista de invitados son variar los invitados y contar con participantes que desempeñen sistemáticamente un papel activo en sus revisiones. 

Proceso: ¿cuál será la secuencia de acontecimientos? y ¿cómo garantizar la consecución del Producto? 

La forma de llevar a cabo una revisión de proyectos depende en gran medida del tamaño de sus proyectos portafolio . No es lo mismo revisar cinco proyectos que cincuenta (el tamaño de las carteras de nuestros clientes suele superar los 50 proyectos activos). 

¡Una revisión de proyecto no es una revisión de proyecto! Así que, para poner en marcha el impulso colectivo, un consejo: empiece con una visión consolidada de portafolio (o de los proyectos que figuran en el orden del día de la revisión). Se trata de una revisión colectiva de proyectos. 

La mayoría de las veces, no es realista revisar todos los proyectos. Si empiezas con una revisión de una hora de 50 proyectos, eso supone 1 minuto y 12 segundos por proyecto... Ya no es una revisión de proyectos, ¡es una ráfaga de proyectos! 

Por lo tanto, es necesario orientar y dedicar el tiempo necesario a la visión consolidada y a la visión unitaria. Hay varias estrategias posibles: 

• Revisar los proyectos en función de la criticidad de la situación (tiempo, retrasos, carga de trabajo, presupuesto, etc.). Del más crítico al primer proyecto "soleado" ☀️. Es eficaz y justifica la presencia de los responsables de la toma de decisiones (aunque el comité de dirección de cada proyecto deba conservar su lugar). Cuidado con el efecto estigmatizador si son "siempre los mismos proyectos". 

• Por temas, esto permite segmentar la lista. Por división empresarial, por importancia estratégica, por tamaño financiero... 

Para revisar cada proyecto, nada como un "informe flash", respaldado por una ficha resumen del proyecto. Te permite llegar al meollo de la cuestión y completar la recopilación de información según sea necesario. Otra gran ventaja es que este dúo permite tener un portavoz del proyecto que no es el jefe de proyecto. 

No olvide concluir las revisiones de sus proyectos con : 

• Anuncio de la distribución del acta (y registro de la decisión) 
• Recordar la próxima sesión 
• Comparta noticias importantes de la PMO (plazos de gobernanza, desarrollos metodológicos, actualizaciones de su plataforma PPM favorita, etc.) 

Apoyarse en una solución de PPM como Project Monitor es una inyección de eficacia espectacular. Si estás acostumbrado a revisiones basadas en hojas de cálculo como Excel, aquí tienes cómo cambiar tu vida de PMO: 

• Redacción de los informes flash de los proyectos por cada jefe de proyecto 
• Actualización de los informes útiles para estructurar la revisión (tiempo, hoja de proyecto, planificación, etc.) 
• Selección dinámica (o discreta) de proyectos para revisión 
• Cuadro de mandos de recogida de información con agrupaciones por cualquier eje de análisis (negocio, meteorología, recursos, etc.) 

• Consolidación automática de los datos del proyecto de revisión (recordatorio: iniciar la revisión con la vista consolidada) 
• Función "presentación de diapositivas" para revisar cada proyecto 
• Función minutos asociada a la presentación de diapositivas para construir la declaración de decisión "producto" a medida que avanza. 
• Distribución automática de informes a los participantes en la revisión 

Vídeo : Vea los comentarios del Departamento de TI de WÜRTH sobre las revisiones de proyectos

Escollos: ¿qué riesgos amenazan la eficacia de la revisión de su proyecto? 

¿Cómo evitar los principales escollos en los que puede caer la revisión de un proyecto? No se trata de elaborar un "FMECA" del proceso. Sin embargo, he aquí dos escollos clásicos que conviene tener en cuenta y, sobre todo, mantener bajo control. 

Gestión del tiempo: el coste de una revisión de proyecto es directamente proporcional a su duración. Y si estás acostumbrado al "paquete ilimitado", sería muy mala idea pensar que esto es aplicable a las revisiones de proyectos. Es un proceso caro (1,5 horas con 5 participantes, y ya estás a 1 día-hombre). Las posibles soluciones paliativas son : 

• Designe un "cronometrador" al inicio de la reunión (por defecto, esta función se asigna a la PMO).
• Limitar el número de proyectos en la revista. 
• Hacer un contrato con cada portavoz para un proyecto: ¡tres minutos como máximo! 
• Gamifique el tiempo distribuyendo, por ejemplo, dos fichas de "bonificación de tiempo" a cada orador, que podrán jugar si necesitan ampliar su exposición. 

El enfoque equivocado: esto se llama "revisión del proyecto". Así que evita centrarte en los detalles de un proyecto. El principio es mejorar la eficacia de tu portafolio en su conjunto. Esto significa poner sus proyectos en perspectiva para que pueda tomar decisiones informadas por las limitaciones de otros proyectos. Las posibles soluciones de mitigación son : 

• Limite el tiempo de uso de la palabra a los temas del flash report. No te salgas del tema.
• Parar en seco en caso de deriva y tomar la decisión de celebrar una reunión dedicada al proyecto o volver a trasladar los debates al comité del proyecto (revisión del proyecto, comité de dirección, etc.). 
• Empiece y comience la revisión del proyecto con una visión consolidada: "Hoy vamos a hablar de X proyectos, cuya carga de trabajo acumulada representa Y días-hombre, tenemos Z hitos clave previstos para las próximas tres semanas, la previsión meteorológica para los proyectos es la siguiente...".  

Preparación: ¿qué hay que preparar antes de la revisión del proyecto? 

Es obvio: cuanto mejor preparado estés, más eficaz serás. (Le ahorraremos la cita de Eisenhower, pero ya se hace una idea). En una estructura de comité de proyecto bien establecida, las revisiones del proyecto se realizan con regularidad (cada semana, cada quince días, cada mes, etc.). Así todo el mundo está al tanto de los trabajos preparatorios previos. Si hay algo que debe prepararse sistemáticamente, son los datos actualizados del proyecto. 

Así pues, siguiendo con la P - Proceso, el elemento que hay que preparar es el informe flash y la actualización de los informes incluidos en la ficha del proyecto. Si vamos a tener una revisión el viernes o el lunes, tendrás que pedir a tus jefes de proyecto que preparen y envíen estos elementos a la PMO el día anterior (el jueves para el viernes, el viernes para el lunes).

Otro punto a preparar y condicionado por el anterior, la visión consolidada... 

Esto puede suponer un reto para la PMO, a menos, claro está, que utilice una solución PPM, ya que estos elementos se llevan a cabo de forma automática. 

Aspectos prácticos: logística (frecuencia, duración, ubicación, etc.) 

El tema práctico (o logístico) no es tan trivial. Ya hemos hablado de frecuencia y duración. 

• La frecuencia se acordará con los participantes. Debe estar comprendida entre un mes y una semana. Si sus agendas son dinámicas, también debe asegurarse de que un proyecto se revise al menos una vez cada trimestre.  
• En cuanto a la duración, debe ser proporcional a challenges y al tamaño de portafolio. El límite máximo es probablemente de dos horas (y esto puede ser mucho tiempo para la gente que tiene pocos proyectos de los que hablar, así que no dudes en establecer un orden aleatorio para que todo el mundo participe varias veces durante la revisión y no sólo por tandas). 
• En lo que respecta al lugar de reunión y los preparativos prácticos, una vez más, desconfíe de lo obvio. Sé ejemplar... Crea una reunión que empiece puntualmente, que no pase sus primeros minutos ultimando pruebas de micrófono, pantallas compartidas o la llegada de participantes en modo desfile. 

No olvide que estas instancias son caras y que es más probable que los participantes compartan su proyecto en lugar de buscar la combinación clave de la pantalla compartida. 

Todos estamos ya acostumbrados al teletrabajo. Pero hay un escollo: el híbrido... los que están presentes, los que están a distancia. ¿Te acordaste de reservar una sala para los presentes y la invitación incluía un enlace a una sala de reuniones virtual?