3 actions pour renforcer votre DSI : méthodes, gouvernance, outil PPM

Renforcez votre DSI avec votre portefeuille projets d’ici la fin 2020 : 3 experts ont réalisé un Webinar avec partage de bonnes pratiques en Gestion de Portefeuilles. Vous n’étiez pas disponible ? Découvrez dans cet article les points forts du webinar.

👉 Au programme, 3 regards d’experts sur la gouvernance des projets IT :

  • Remettre à plat vos arbitrages projets
  • Revoir vos méthodes projets : focus sur la méthode MOP
  • Savoir ce que l’on a en stock : focus sur les « shadow projets »
  • Analyser la data et monitorer les projets grâce à un outil de gestion de portefeuille projets

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Les Speakers :

  • Jacques Beauchesne – QRP International : formateur accrédité PRINCE2, MoP, MSP et Change Management depuis 2013, avec une expérience terrain Projet-Programme-Portefeuille de +25 ans, intervenant HEC.
  • Sébastien Thouvenin – Parteam :  DSI en temps partagé / DSI de transition. Il dispose d’une double expérience de manager et d’expertise en IT, direction de projet, management de transition.
  • Mathieu Moison – VIRAGE Group : directeur pôle Services, expert en pilotage de projet, il accompagne les DSI depuis de nombreuses années dans l’intégration d’outils pour piloter les portefeuilles projets.

Les DSI sont sorties grandies du confinement. Leurs plans de continuité ont permis à des millions de « télé-travailleurs » de poursuivre leur activité. Démonstration par l’exemple de l’importance du « numérique » et du rôle crucial de l’informatique dans la performance. Comment réinterroger les priorités de votre portefeuille projets ?  Les contraintes à venir sur les budgets sont-elles une opportunité de faire mieux avec moins ? Comment capitaliser les acquis sur l’image de l’informatique à la sortie de la période de confinement ?

Impacts organisationnels liés à l’épidémie et revue des priorités : une relation cause à effet

La COVID a accéléré le besoin de digitalisation et les priorités des DSI ont été fortement impactées. Infrastructures, postes de travail, outils collaboratifs.. autant d’éléments pour lesquels la digitalisation est synonyme d’investissement. S’il était autrefois compliqué de mesurer les retours sur investissements, il y a aujourd’hui une réelle prise de conscience quant à l’importance de cette digitalisation. Investir sur ces socles techniques est nécessaire. C’est un changement de paradigme, ce poste de dépenses étant auparavant au second rang. Sébastien Thouvenin – Parteam

La DSI créé de la valeur, elle participe à des projets qui vont créer de nouvelles fonctionnalités, comme celles liées au télétravail. Si on se précipite sans méthodes on risque de ralentir la délivrabilité des projets. Il faut inclure cela dans un « programme ». L’informatique a besoin de contribuer en fournissant des méthodes pour répondre aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Pour la méthode, il faut piloter cela au sein d’un portefeuille.  Jacques Beauchesne – QRP International 

Bien catégoriser et prioriser grâce à la méthode MOP – Management of Portfolios

Les portefeuilles projets se complexifient. Ils subissent un contexte de cycles de décisions plus courts (liés notamment aux nouveaux besoins covid/télétravail/outils collaboratifs) et de contraintes plus fortes (comme les ressources et les financements). Il faut donc ajuster la capacité à la production, faciliter et accélérer les arbitrages via des portefeuilles lisibles.

La méthode MoP® – Management of Portfolios – aborde la gestion des projets et programmes d’un point de vue stratégique.

MOP-Management-of-Portfolios


Pour appliquer les principes et techniques qui aident à optimiser l’investissement de l’organisation, cette méthode vise à donner des conseils sur le changement parallèlement à la gestion de ses opérations courantes. La méthode MoP pose les questions fondamentales: Quelles sont les ressources disponibles ? Quel est l’impact sur les organisations ? Réalisons-nous tous les bénéfices attendus de la meilleure efficacité des services ? et en termes d’économies suite aux changements mis en place?

En savoir plus sur la Méthode MOP avec QRP International

Les avantages de la méthode MOP :

  • Supprimer les programmes et projets redondants, superflus et peu performants
  • Assurer la distribution de ressources limitées pour optimiser l’impact stratégique
  • Assurer la réussite de l’exécution en termes de délais, de qualité, de budget et de réalisation des bénéfices

Savoir appréhender le stock pour prioriser les actions : focus sur les « shadow projets »

Le Shadow IT est un terme fréquemment utilisé pour désigner des systèmes d’information et de communication réalisés et mis en œuvre au sein d’organisations, sans approbation de la direction des systèmes d’information. Mais il y a également les « shadow projets », ces fameux projets qui sont en cours mais dont on ne connait pas vraiment l’existence ou les règles de gouvernance.

Savoir ce qu’on fait et les projets dont on dispose parait une évidence, et pourtant beaucoup de DSI n’ont pas une vision d’ensemble sur les projets du portefeuille ! Lors de l’audit des projets en cours, on constate un nombre de « shadow projets » qui passent sous les radars et qui polluent le fonctionnement du service, des arbitrages et des priorisations.

Il est nécessaire de connaitre l’exhaustivité des travaux en cours, de la visibilité sur le portefeuille ? La réponse est souvent négative ! Cela permet de mettre en lumière l’ensemble des travaux à réaliser et adapter les efforts des équipes sur les actions à mettre en place » – Mathieu Moison – VIRAGE Group

Le positionnement de la DSI au sein de l’organisation : passer de fournisseur à créateur de valeur

Il ne faut confondre service et servitude. La DSI est un fort contributeur à la création de valeur. Il faut s’immiscer dans ces circuits de décision, dans la gouvernance de l’entreprise. Il faut donc amener de la méthodologie, avoir un changement de posture, ainsi que de la transparence via les reportings. Sébastien Thouvenin – Parteam

Un DSI de transition réalisera un diagnostic complet de vos besoins selon la situation du parc informatique de l’entreprise et des problématiques du SI. Il mettra en œuvre un plan d’action ayant pour but de rendre votre service plus performant. Découvrir les services de Parteam.

Digitalisation et innovation DSI : Utiliser un outil PPM pour mieux organiser ses projets et ses équipes

Management of Portfolios

*Question posée lors du webinar auprès d’un panel de 80 professionnels

Les principales fonctionnalités d’un outil PPM :

Découvrez Project Monitor, outil PPM qui vous aide à faciliter la conduite de vos projets IT. Project Monitor vous permet :

  • D’éviter la saisie manuelle et les erreurs de saisies sur Excel. Les données sont disponibles de manière collaborative et mises à jour en temps réel
  • De disposer d’une vision synthétique des projets, pour gérer et piloter en temps réel
  • De disposer de prise de décisions rapide lors des arbitrages via les fonctionnalités (suivi budget, capacity planning, tableau de bord du portefeuille…)

La mise en place d’outil PPM va permettre de faciliter la maitrise de la donnée, le partage de l’information, de mettre en exergue certains dysfonctionnements comme la surabondance sur un rôle donné ou, au contraire, des personnes manquantes » – Mathieu Moison – VIRAGE Group

Un pilotage exhaustif grâce au pilotage de la donnée : focus sur la saisie des temps

Le capacity planning permet de gérer sereinement la capacité des ressources projet.

Grâce à la saisie des temps, la DSI a une vue d’ensemble afin d’arbitrer au mieux le ROI des projets : Qui fait quoi ?Sur quel projet ? Pendant combien de temps ?…

Acquérir de la donnée est devenu un acquis mais elle est parfois inexploitée voire inexploitable. Elle est tenue d’être fiable et tangible pour piloter les projets et être le second bras droit du manager. Pour ne pas perdre en qualité, il est impératif que la donnée soit maîtrisée par les chefs de projet et non pas par une multitude d’acteurs. Le rôle de PMO va intervenir en contrôle, en visualisation, en centralisation.

Avec le télétravail, entre autres, l’effort doit être porté sur la maîtrise de l’information géographiquement éparpillée. C’est la compilation de l’information à tous les niveaux qui permettra un meilleur fonctionnement du service. – Mathieu Moison – VIRAGE Group

 

Découvrir Project Monitor

 

Questions / réponses

« On parlait de changement de paradigme tout à l’heure. Les communications non officielles ne sont elles pas une façon de combler un manque d’outils de communication et d’outils PPM ? En ce sens, un change management correct ne passe t’il pas par une ouverture de l’information à tous ? »

Une bonne Conduite et un bon Accompagnement du Changement passe par une implication optimale des parties prenantes clés.  Donc, je dirais plutôt qu’il faut permettre à ces parties prenantes clés de contribuer à l’élaboration de la meilleure communication possible et du coup agir comme Agent du Changement.  Nous le traitons chez QRP dans notre formation Change Management

 

Vous parlez projet, mais il y a aussi le run. Quelle est la part « normale » ou habituelle du run par rapport aux projets ?

Effectivement, le « run » c’est l’opérationnel pour une DSI.  Le cadre MoP (Management de Portefeuille).  C’est la notion « Equilibrer ».  Le projet c’est bien, mais il faut d’abord préserver les Opérations.  MoP adresse, en théorie, comment aborder cela.

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