Conseil Départemental: herramientas para gestionar sus proyectos digitales

¿Trabaja para un Consejo Departamental? Infórmate sobre las herramientas que puedes utilizar para poner en marcha tus proyectos digitales.

Gestionar el plan de transformación digital de una comunidad es una tarea compleja que implica la coordinación de numerosos proyectos, recursos y partes interesadas.

portafolio Un software de gestión de proyectos como Project Monitor le ofrece una amplia gama de herramientas:

• Elegir los proyectos adecuados, arbitrar las propuestas de soluciones informáticas
• Establecimiento de la comitología: órganos de dirección específicos de la hoja de ruta digital
• Definir el calendario de los grandes proyectos inform áticos por fases e hitos.
• Controlar la gestión financiera entre los costes estimados y los reales

Aquí le damos las herramientas que necesita para gestionar sus proyectos digitales, desde la hoja de ruta hasta su finalización:

• Herramientas de seguimiento y toma de decisiones
• Herramientas de gestión de recursos
• Herramientas de seguimiento de los costes incurridos
• Herramientas para el seguimiento de los horarios
• Herramientas de gestión de tareas

¿Prefiere ver las herramientas en vídeo? Vea la repetición de nuestro Product Tour dedicado a las Diputaciones Provinciales.

Elegir las herramientas adecuadas para aplicar la hoja de ruta nacional para la inclusión digital

Como saben, "France Numérique Ensemble" es el nombre de la nueva hoja de ruta nacional para el desarrollo de la inclusión digital en Francia.

France Numérique describe las orientaciones nacionales para la inclusión digital y los proyectos resultantes para el periodo de 2024 a 2027.

A lo largo del primer semestre de 2024, su comité directivo identificará las necesidades locales en materia de inclusión digital para determinar los proyectos prioritarios que deben llevarse a cabo y los recursos necesarios para hacerlos realidad.

Su hoja de ruta debe incluir :

• proyectos prioritarios
• los recursos necesarios para lograrlo
• los presupuestos necesarios

Descargar la Guía : Las claves para aplicar la estrategia de su Plan Director

La aplicación de la gobernanza puede verse obstaculizada por diversos factores:

• Falta de visibilidad sobre las cargas de trabajo de sus equipos
• Garantizar la entrega puntual de los proyectos de acuerdo con la hoja de ruta estratégica.
• Equilibrio entre la gestión de la gobernanza y la viabilidad del proyecto

El software Project Monitor se convierte entonces en una herramienta de gobernanza para dirigir su hoja de ruta digital.

Por ejemplo, apoya al CD35 - Conseil Départemental de L'Ille-et-Vilaine :

• portafolio revisiones de proyectos para los órganos de dirección
• El calendario de las fases del proyecto y los hitos vinculados a la hoja de ruta
• Gestionar los recursos para evitar sobrecargas
• Gastos de seguimiento

Herramientas de seguimiento y toma de decisiones

"La revisión de los proyectos nos permite ser transparentes sobre la marcha de los distintos proyectos de la autoridad, garantizar la alineación estratégica para evitar distorsiones con los poderes adjudicadores y celebrar contratos con éstos. A continuación, los CIO y los directores son informados del plan director y de las decisiones tomadas por los representantes elegidos sobre la orientación a seguir y las decisiones a tomar en relación con los nuevos proyectos.

La Dirección General dispone ahora de una auténtica herramienta de toma de decisiones con métricas e indicadores completos que incluyen el peso de los proyectos.

En Project Monitor, puede utilizar cuadros de mando para obtener una visión estratégica de sus proyectos portafolio :

• Definir los indicadores clave para gestionar sus carteras de proyectos (riesgo, recursos, planificación y presupuesto).
• Gestione sus carteras mediante cuadros de mando personalizados
• Dirija los órganos de gobierno en modo colaborativo mediante informes interactivos y presentaciones web

Herramientas de gestión de recursos

"En lugar de decir: "Tenemos muchos proyectos, no vamos a poder hacerlo", disponemos de métricas objetivas, como el número de "días-hombre" estimados para una pieza determinada (similar a una empresa de servicios). Gracias a esta herramienta, podemos controlar la industrialización de los proyectos.

En Project Monitor, tiene acceso a una gama completa de funciones para gestionar sus recursos:

• Obtenga una visión general por proyecto, con la carga de trabajo prevista en función de los recursos disponibles.
• Proporcionar a los recursos una hoja de registro del tiempo, para que tengan una visión global de las actividades realizadas en relación con el plan y puedan identificar el "trabajo pendiente".
• Analice el tiempo dedicado a cada proyecto y tenga una visión clara de todas las cargas de trabajo, para saber cómo progresan las tareas y el calendario.

Herramientas de seguimiento de los costes incurridos

"Para calcular los costes implicados, utilizamos una metodología específica para evaluar el trabajo necesario para alcanzar las ambiciones de la hoja de ruta digital. Estimamos que necesitábamos tanto tiempo para la gestión del proyecto como para su ejecución para poder llevar a cabo la hoja de ruta digital con tranquilidad.

Uno de los puntos fuertes de lo que se ha puesto en marcha en el CD35 es la interacción entre el programa Project Monitor y el programa de gestión financiera para controlar los costes reales.

Project Monitor puede interactuar con herramientas financieras y de BI como Coriolis, Power BI y Qlik.

En Project Monitor, puede utilizar una serie de funciones para supervisar los costes del proyecto y la ejecución del presupuesto:

• Definir y planificar las previsiones de gastos por mes/trimestre/año o ejercicio.
• Gestione los presupuestos de sus proyectos con cuadros de mando que ofrecen una visión completa del consumo presupuestario, no sólo por proyecto, sino también por entidad o por portafolio.
• Haga un seguimiento de sus compromisos, reevalúe los presupuestos y visualice el presupuesto restante

Gestionar proyectos relacionados con la estrategia digital para la educación

La estrategia digital para la educación 2023-2027 se basa en una serie de medidas para reforzar las competencias digitales de los estudiantes y acelerar el uso de herramientas digitales para el éxito de los alumnos:

• Definir y dirigir hojas de ruta con todos los departamentos
• Estrategia de aplicación con fases e hitos
• Puesta en común de indicadores con fines de dirección y evaluación Seguimiento de los presupuestos entre estimaciones y reales

Por ejemplo, Project Monitor está ayudando al departamento de Haute-Savoie a estructurar su estrategia digital para los centros de enseñanza secundaria:

• Planificación con fases e hitos
• Indicadores de seguimiento
• Gestión de tareas
• Informe Flash y reuniones de coordinación

"Hay muchas peticiones de centros de secundaria a los departamentos de Educación y Juventud, Edificios y Recursos. Los institutos suelen necesitar obras, cableado, wifi, tabletas, etc.
Utilizamos Project Monitor para dirigir nuestras reuniones mensuales y hacer un seguimiento de las interacciones entre las actividades de estas divisiones. El informe Flash se utiliza para facilitar las reuniones de coordinación".

Herramientas para el seguimiento de los horarios

Con Project Monitor puede planificar y supervisar el progreso de sus proyectos de forma sencilla, interactiva y colaborativa.

Gracias a nuestro Gantt en línea, podrá organizar fácilmente las distintas fases e hitos de sus proyectos, asignar responsabilidades y supervisar el progreso de cada etapa en tiempo real.

Herramientas de gestión de tareas

La gestión de tareas es útil tanto desde un punto de vista operativo como estratégico. Para organizar el COPIL, la revisión de proyectos portafolio muestra al gestor los indicadores meteorológicos (incluidos los proyectos tormentosos). A continuación, puede ir a la función Kanban y filtrar los proyectos "en curso" y "tormentosos" para identificar rápidamente las tareas afectadas. Kanban es una herramienta inestimable para revisar las tareas y preparar la revisión de portafolio para el comité de dirección.

Las ventajas del tablero Kanban a través de Project Monitor :

• Plantillas al crear tareas para una metodología común
• Datos de la tarjeta: tipo, estado, asignada, fecha de caducidad, prioridad
• Filtrar por estado
• Filtrar por prioridad
• Filtrar por miembro
• Atributo consolidado en la cabecera de la columna (cifrado/velocidad, etc.)