Presupuestos: ¿Cómo puede ayudar una herramienta PPM a un departamento de TI?

Le damos las claves para elaborar su presupuesto de forma más eficaz utilizando una herramienta de gestión de proyectos portafolio . En un departamento de informática, elaborar un presupuesto provisional implica recopilar las solicitudes de presupuesto, consolidar las solicitudes de proyectos, arbitrar y formalizar el presupuesto.

Recopilar y evaluar las solicitudes de las empresas

Comunicar los presupuestos informáticos existentes

La Dirección General y todos los jefes de proyecto deben ser conscientes de sus gastos en TI. Gracias a Project Monitorlos gestores de proyectos pueden saber qué presupuesto tienen asignado para el ejercicio en curso.

Recoger las solicitudes de las empresas

Debe crear su plan presupuestario para facilitar la recopilación de requisitos. Cada gestor de proyecto declarará el presupuesto necesario para su proyecto, por tipo de gasto, en la misma interfaz en Project Monitor. La facilidad de uso de la función de plan presupuestario facilita a los gestores de proyectos la recopilación de sus requisitos.

Evaluar las solicitudes

Una vez emitidas las solicitudes, puede estimar cada proyecto siguiendo estos pasos:

• Identificar el proyecto y los costes relacionados
• Clasifíquelos por categoría presupuestaria
• Consolidar tiempos pasados
• Crear gráficos de proyectos en términos de cargas de trabajo y plazos
• Poner estos gráficos a disposición de los jefes de proyecto

Priorice y arbitre su plan presupuestario

Organice su plan presupuestario

¿Se han identificado proyectos de alto valor añadido? Compárelos con los proyectos prioritarios identificados por los gestores de proyectos empresariales.

Ajustar y arbitrar

Todas estas solicitudes estarán sujetas a arbitraje, ¡así que es importante jugar en equipo!

Se utiliza un cuadro de mando para validar o rechazar todos los requisitos. Se puede lanzar una nueva versión del plan presupuestario como parte de una "lanzadera presupuestaria".

Para el Departamento de TI, la funcionalidad del cuadro de mandos les ayuda a priorizar las solicitudes de TI y a tomar decisiones finales. Esta funcionalidad proporciona dotaciones presupuestarias para los proyectos, planes de carga de trabajo y representaciones consolidadas de los proyectos por valor.

Validar el presupuesto y ponerlo a disposición

¿Ha aprobado la versión final del plan presupuestario?

Entonces podrá empezar el seguimiento del presupuesto.

La herramienta PPM Project Monitor proporciona un estado mensual de las actividades del proyecto, un análisis de las desviaciones presupuestarias e incluso una visión plurianual de los presupuestos.