Revisión de proyectos portafolio : las claves para facilitar sus actividades de gobernanza
La revisión de los proyectos portafolio es un momento clave en la gobernanza de un proyecto. Esta revisión de los proyectos de portafolio es una instancia decisoria clave que valida el lanzamiento de nuevos proyectos y decide la asignación de recursos y medios compartidos para los distintos proyectos.
La revisión de proyectos de portafolio es un proceso esencial para evaluar el rendimiento global, la coherencia y la alineación estratégica de los proyectos dentro de una organización. Consiste en una revisión sistemática de todos los proyectos de portafolio, evaluando su progreso, resultados, riesgos y oportunidades, y tomando decisiones informadas para optimizar la gestión de portafolio. La revisión de portafolio proporciona una visión general del rendimiento de los proyectos, identificando puntos fuertes y débiles, priorizando recursos, ajustando planes y garantizando que los proyectos contribuyen a los objetivos estratégicos de la organización. Gracias a la revisión portafolio, las organizaciones pueden mejorar la gestión de sus proyectos, aumentar su agilidad y maximizar el valor global de sus proyectos portafolio .
Más información en este artículo:
- La diferencia entre una revisión de proyectos y una revisión de proyectos portafolio
- Las etapas de la revisión de un proyecto portafolio
- Herramientas para revisar con éxito los proyectos portafolio
¿Qué es la revisión portafolio ?
La revisión portafolio es un proceso para evaluar y analizar sistemáticamente todos los proyectos e iniciativas de una organización.
Su objetivo es evaluar el rendimiento global de los proyectos de portafolio , tomar decisiones estratégicas y optimizar la asignación de recursos.
Durante la revisión de portafolio, los proyectos se evalúan en función de criterios predefinidos como :
- su alineación estratégica,
- su avance,
- su rentabilidad,
- gestión de riesgos, etc.
Esta revisión identifica proyectos de gran potencial, señala posibles problemas y ajusta las prioridades para maximizar el valor y el éxito de los proyectos de portafolio en su conjunto.
¿Cuál es la diferencia entre una revisión de proyecto y una revisión de proyecto portafolio ?
Revisión del proyecto
- Alcance: La revisión de un proyecto se centra en la evaluación de un proyecto concreto, examinando su rendimiento, avance, cumplimiento de objetivos y respeto de las limitaciones (presupuesto, plazos, etc.).
- Objetivo: El objetivo principal de una revisión de proyecto es obtener una visión detallada y específica del progreso y la gestión de un proyecto individual, identificando los problemas emergentes y tomando medidas correctivas cuando sea necesario.
- Participantes: Los participantes en una revisión de proyecto suelen ser el equipo del proyecto, las partes interesadas y los responsables directos del proyecto.
Revisión de los proyectos portafolio
- Alcance: Una revisión de proyectos portafolio evalúa toda la cartera de proyectos portafolio de una organización. Examina el rendimiento global de portafolio, la coherencia entre proyectos, la alineación estratégica, las prioridades, los riesgos y las oportunidades.
- Objetivo: El principal objetivo de una revisión de proyectos portafolio es tomar decisiones informadas sobre la gestión de proyectos portafolio , incluida la selección, priorización, asignación de recursos y reasignación de proyectos en línea con los objetivos estratégicos de la organización.
- Participantes : Los participantes en una revisión de proyectos de portafolio pueden ser directores ejecutivos, jefes de departamento, jefes de proyecto, expertos en gestión de proyectos y otras partes interesadas estratégicas.
Tome las decisiones correctas para sus proyectos portafolio
Es esencial que las revisiones de su proyecto portafolio :
- conozca todos los proyectos en curso portafolio
- enumerar y priorizar las solicitudes de nuevos proyectos
- consolide todos los datos de su proyecto en tiempo real: progreso, carga de trabajo, asignación presupuestaria, etc.
- analice su proyecto portafolio en función de las prioridades estratégicas de su empresa
- comunicarse con los departamentos que se benefician de los proyectos (MOA) y los departamentos que los llevan a cabo (MOE)
- aumentar la fiabilidad de los datos, ya que las decisiones se tomarán directamente a partir de los informes de los proyectos
¿Cómo puedo consultar portafolio ?
La revisión portafolio es un proceso importante para evaluar el rendimiento general de sus proyectos portafolio . He aquí los pasos clave para llevar a cabo una revisión eficaz de portafolio :
- Defina los objetivos de la revisión: Antes de iniciar la revisión, aclare los objetivos que desea alcanzar. Por ejemplo, evaluar el rendimiento del proyecto, identificar riesgos, optimizar recursos, etc.
- Recopilar información: recoja toda la información pertinente sobre cada proyecto en portafolio, como informes de situación, indicadores de rendimiento, calendarios, presupuestos, etc. Asegúrese de que los datos están actualizados y completos.
- Evaluar los indicadores de rendimiento: Analizar los indicadores clave de rendimiento de cada proyecto para evaluar su progreso, rentabilidad, cumplimiento de plazos y presupuestos, etc. Identifique los proyectos que destacan positivamente y los que requieren una atención especial.
- Examinar riesgos y problemas: Identificar los posibles riesgos y problemas que surjan en los proyectos de portafolio . Evaluar su impacto en los resultados y determinar las medidas de mitigación o resolución adecuadas.
- Analizar la alineación estratégica: Evaluar la contribución de cada proyecto a la estrategia global de la organización. Compruebe si los proyectos están alineados con los objetivos y prioridades estratégicos, y si aportan valor añadido.
- Supervisar las acciones y medidas correctivas: Asegurarse de que se aplican las acciones decididas en la revisión de portafolio . Supervise su progreso y evalúe su eficacia para mejorar el rendimiento de portafolio.
Le recomendamos que realice revisiones periódicas de portafolio , con una frecuencia que se adapte a sus necesidades y a la complejidad de sus proyectos portafolio . Esto le permitirá seguir de cerca el progreso de los proyectos, ajustar las estrategias en función de la nueva información y maximizar el éxito de su portafolio.
He aquí un ejemplo de cuadro de mando para una revisión de portafolio que abarca los principales indicadores de resultados (presupuestos, recursos, progresos).
¿Cuáles son las etapas de una revisión más detallada de los proyectos de portafolio ?
La revisión del proyecto portafolio es, ante todo, un análisis de los indicadores clave de rendimiento (KPI) dentro de portafolio. Es crucial para evaluar el rendimiento global y tomar decisiones con conocimiento de causa.
Los KPI proporcionan medidas cuantitativas y cualitativas del progreso del proyecto, como el cumplimiento de plazos y presupuestos, la calidad de los entregables, la satisfacción de las partes interesadas, etc.
El análisis de estos indicadores permite identificar los proyectos problemáticos, detectar las tendencias, comparar los resultados entre proyectos y poner de relieve los ámbitos que requieren especial atención.
Analizando los indicadores de rendimiento en portafolio , podemos ajustar las prioridades, asignar los recursos de forma óptima y garantizar que los proyectos contribuyen a los objetivos estratégicos de la organización.
Algunos temas pueden ser objeto de foros específicos. He aquí una estructura general que puede utilizarse para llevar a cabo una revisión más exhaustiva de los proyectos de portafolio , según sea necesario:
Seleccione los proyectos que desea incluir
Examine la lista de proyectos actuales y potenciales para portafolio y seleccione los que serán evaluados.
Para arbitrar las solicitudes de nuevos proyectos en portafolio, es esencial poner en marcha un proceso claro de priorización basado en criterios preestablecidos. Este proceso puede incluir la evaluación de la alineación estratégica de la solicitud con los objetivos de la organización, el análisis del valor añadido potencial del proyecto, la evaluación de los riesgos y limitaciones, la capacidad de la organización para llevar a cabo el proyecto y su comparación con los proyectos existentes en portafolio. Utilizando estos criterios objetivos, las solicitudes de proyectos pueden compararse de forma equitativa, lo que permite tomar decisiones informadas sobre cuáles aceptar, retrasar o rechazar, en función de su contribución global a la estrategia y los objetivos de la organización.
Analizar los riesgos del proyecto
La evaluación de riesgos del proyecto es un paso esencial en la gestión de proyectos. El análisis de riesgos del proyecto consiste en identificar, analizar y evaluar los riesgos potenciales que podrían afectar al éxito del proyecto. Esto implica identificar las fuentes de riesgo, estimar su probabilidad de ocurrencia, evaluar su impacto en los objetivos del proyecto y determinar las medidas de mitigación adecuadas. Mediante una evaluación proactiva de los riesgos, el equipo del proyecto puede anticiparse a los posibles obstáculos, adoptar medidas preventivas y elaborar planes de contingencia para minimizar los efectos negativos. Una evaluación rigurosa de los riesgos mejora la toma de decisiones, refuerza la resistencia del proyecto y favorece su éxito general.
Evaluar el progreso del proyecto
Evaluar el progreso de los proyectos en portafolio es esencial para una gestión eficaz. Esto significa supervisar periódicamente los proyectos en curso, examinando su progreso en relación con los objetivos, los hitos alcanzados, las tareas en curso y los gastos incurridos. La evaluación permite detectar posibles retrasos, desviaciones de las previsiones y problemas incipientes. También ofrece la oportunidad de hacer los ajustes necesarios, reasignar recursos si es preciso y tomar medidas correctivas para garantizar la finalización con éxito de los proyectos. Evaluar periódicamente el avance de los proyectos en portafolio permite mantener una visión global de su rendimiento, tomar decisiones con conocimiento de causa y maximizar el valor global de los proyectos de portafolio .
Identificar cualquier desequilibrio o sobrecarga en los recursos
Al garantizar una distribución equilibrada de los recursos, la organización puede optimizar el uso de los recursos disponibles, minimizar los conflictos de recursos y maximizar las posibilidades de éxito del proyecto portafolio en su conjunto. La gestión de la capacidad de los recursos de un proyecto portafolio es esencial para garantizar la asignación eficaz de los recursos disponibles. Esto implica evaluar la demanda de recursos para cada proyecto, identificar las habilidades y capacidades necesarias y planificar su asignación de forma equilibrada. La gestión de la capacidad de recursos permite evitar la sobrecarga o infrautilización, optimizar la productividad de los equipos de proyecto y minimizar los conflictos de recursos. Una gestión eficaz de la capacidad de recursos garantiza que los proyectos dispongan de las habilidades y recursos que necesitan para alcanzar sus objetivos, al tiempo que se maximiza la eficiencia global portafolio .
¿Qué herramientas debe utilizar para revisar los proyectos de portafolio ?
Existen varias herramientas que pueden utilizarse para revisar los proyectos de portafolio . He aquí algunos ejemplos de uso común:
- Cuadro de mandos de portafolio: Los cuadros de mandos de los proyectos de portafolio muestran los principales indicadores de rendimiento de portafolio, como el avance del proyecto, el gasto presupuestario, los riesgos, los recursos asignados, etc.
- Herramientas de evaluación de riesgos: Las herramientas de evaluación de riesgos ayudan a identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados a los proyectos de portafolio . Permiten supervisar los riesgos, estimar su probabilidad e impacto y elaborar planes de mitigación.
- Planificación de capacidades: La planificación de capacidades es una herramienta esencial para gestionar eficazmente los recursos disponibles en una organización. Con la planificación de capacidades puede controlar la asignación de recursos en función de los proyectos. Asegúrese de que se da prioridad a los proyectos más importantes y urgentes y de que no hay exceso de personal.
- Herramienta de seguimiento presupuestario: una herramienta de seguimiento presupuestario dentro de un proyecto portafolio es esencial para una gestión financiera eficaz. Esta herramienta realiza un seguimiento de los gastos y las asignaciones presupuestarias de cada proyecto en portafolio. Permite comparar los costes reales con las estimaciones iniciales, detectar desviaciones y rebasamientos presupuestarios y adoptar las medidas correctoras oportunas.
- Herramienta de planificación Gantt: Una herramienta de seguimiento de la planificación y un diagrama de Gantt para un proyecto portafolio es una herramienta visual para crear, gestionar y seguir la planificación de proyectos en portafolio. Este tipo de herramienta muestra las tareas, dependencias, duraciones e hitos de cada proyecto en forma de diagrama de Gantt.
Puede centralizar estas herramientas en un software de gestión de proyectos como Project Monitor. portafolio . El software PPM ofrece funcionalidades específicamente diseñadas para la gestión de proyectos portafolio . Permiten centralizar la información del proyecto, analizar el rendimiento, gestionar los recursos, priorizar los proyectos y facilitar la toma de decisiones.
Con Project Monitor :
- Tener acceso a todos los datos del proyecto, introducidos directamente en Project Monitor (entrada de actividades, planificación, presupuesto, intercambios, etc.)
- Establezca filtros para navegar fácilmente entre proyectos con diferentes estados.
- Páginas de inicio personalizadas y adaptadas a las necesidades de su organización.
- Obtenga información completa y actualizada sobre el progreso de todos sus proyectos en portafolio , para que pueda preparar a sus órganos de gobierno de la forma más eficaz posible.
- La presentación de la revisión portafolio sirve para consolidar, normalizar y resumir todos los datos necesarios para el funcionamiento de los órganos de gobierno.
- Compartir las conclusiones de la revisión de portafolio con las partes interesadas pertinentes, incluidos los superiores jerárquicos, los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas estratégicas.
En resumen,
Una revisión eficaz del proyecto portafolio puede llevarse a cabo utilizando el software de gestión de proyectos portafolio .
Este tipo de software ofrece funciones avanzadas de centralización de la información, visibilidad en tiempo real y análisis en profundidad del avance del proyecto portafolio.
Facilita la recopilación de datos actualizados, la evaluación de indicadores clave de rendimiento, la detección de lagunas y riesgos potenciales y la toma de decisiones con conocimiento de causa.
Con el software de gestión de proyectos de portafolio , las revisiones de portafolio son más eficientes gracias a la visualización de datos, la generación automática de informes, la colaboración más sencilla entre las partes interesadas y la gestión proactiva de los proyectos. Esto ayuda a optimizar el uso de los recursos, minimizar los riesgos y maximizar los resultados para garantizar el éxito global de los proyectos de portafolio .
Facilitar la gobernanza con Project Monitor
Simplifique la gestión de sus proyectos portafolio utilizando las funciones de revisión de proyectos y portafolio de Project Monitor.
Otros artículos útiles para la revisión de proyectos portafolio
Reduzca a la mitad el tiempo dedicado a recopilar sus indicadores y simplifique las revisiones de sus planes.
Cómo analizar los riesgos de un proyecto - ¡Siga la guía! Ejemplos de riesgos típicos de la gestión de proyectos + las 4 etapas de un proceso de análisis y gestión de riesgos.
Utilice cuadros de mando detallados o resumidos para saberlo todo sobre el progreso de sus proyectos.
Otras preguntas frecuentes sobre la gestión de proyectos portafolio :
¿Qué es una revisión estratégica de portafolio ?
Una revisión estratégica de portafolio es una evaluación en profundidad de todos los proyectos e iniciativas de una organización, centrada en su alineación con los objetivos estratégicos de la empresa. El objetivo de la revisión es evaluar la relevancia de los proyectos en relación con la visión global de la organización, identificar los proyectos clave que contribuyen a la consecución de los objetivos estratégicos y ajustar las prioridades en caso necesario. Permite tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, la selección de proyectos y la gestión de riesgos, para garantizar una alineación estratégica óptima de portafolio.
¿Por qué es útil la gestión en portafolio ?
La gestión de portafolio ofrece numerosas ventajas a las organizaciones. Permite agrupar, evaluar y gestionar todos los proyectos e iniciativas bajo un único paraguas coherente. La gestión eficaz de los proyectos de portafolio maximiza el valor, controla el riesgo y optimiza el uso de los recursos, lo que se traduce en resultados positivos para la organización.
¿Cómo se gestiona un proyecto portafolio ?
Para gestionar eficazmente un proyecto de portafolio , es esencial poner en marcha un enfoque estructurado que incluya la selección y priorización de proyectos, la asignación de recursos adecuados, el seguimiento periódico de los avances, la gestión de riesgos y problemas, y la comunicación transparente con las partes interesadas. La evaluación periódica del rendimiento de portafolio y los ajustes basados en los resultados obtenidos también son necesarios para garantizar la alineación estratégica y el éxito general.
¿Cómo crear un proyecto en portafolio ?
La creación de una base de datos de proyectos portafolio consta de varias etapas clave. Identifique posibles proyectos en consonancia con los objetivos estratégicos de su organización. Evaluar su pertinencia, viabilidad y adecuación a la visión global. En este artículo encontrará consejos para crear sus proyectos portafolio .
¿Cuáles son los indicadores de resultados de los proyectos de portafolio ?
Estos indicadores pueden variar en función de los objetivos y prioridades específicos de la organización, pero algunos de los más utilizados son el rendimiento de la inversión (ROI), la entrega a tiempo, el cumplimiento del presupuesto, la satisfacción de las partes interesadas, la calidad de los entregables, la productividad de los recursos y la reducción de riesgos. Consulte este artículo para ver ejemplos de indicadores derendimiento en portafolio project