5 consejos para pasarse a la gestión de proyectos portafolio
¿Sus proyectos no aportan el valor esperado? Como los participantes en nuestro seminario web Cinco consejos para pasarse a la gestión de proyectos portafolio Si busca nuevas formas de optimizar la gestión de sus proyectos, este artículo está pensado para ayudarle.
Si se da alguna de las siguientes circunstancias:
- El número de proyectos se multiplica y resulta difícil enumerarlos.
- El vínculo entre el proyecto y la estrategia empresarial no es obvio
- Le cuesta gestionar eficazmente los recursos disponibles
- Sus proyectos están cada vez más interconectados, pero su organización sigue dividida en silos
Entonces es el momento de adoptar un enfoque más global. Le sugerimos que pase de la gestión de proyectos a una visión global: la de portafolio projects. Este enfoque abrirá toda una serie de palancas de rendimiento hasta ahora desaprovechadas.
En busca del rendimiento perdido de un proyecto
Durante nuestro seminario web en colaboración con Projexion, expertos en transformación y gestión de carteras de proyectos, tratamos este tema en detalle. Si te perdiste este evento, no dudes en consultar la repetición.
Encuesta - ¿Por qué participa en este seminario web?
Durante este seminario web, planteamos a nuestros oyentes la siguiente pregunta:
El 35% de los participantes en nuestro seminario web buscan nuevos impulsores del rendimiento para su gestión de proyectos.
Porque gestión de proyectos y portafolio gestión de proyectos no son lo mismo.
Para completar su enfoque de la gestión de proyectos con una perspectiva más completa, la gestión de proyectos portafolio , es esencial comprender la diferencia fundamental entre estos dos enfoques. Es cierto que ambos implican gestión... pero el meollo de la cuestión es fundamentalmente distinto.
La gestión de proyectos se centra en la ejecución individual de proyectos específicos, garantizando su ejecución eficiente al tiempo que se gestionan los recursos y los plazos. La gestión de proyectos en portafolio , en cambio, adopta una perspectiva más amplia, con el objetivo de coordinar y priorizar numerosos proyectos alineados con objetivos estratégicos.
Combinar la gestión de proyectos con la gestión de portafolio es crucial para maximizar el valor de los proyectos. Combina la eficacia operativa de la gestión de proyectos con la visión estratégica y táctica de la gestión de portafolio. Esta sinergia garantiza que cada proyecto contribuya de forma óptima a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización, al tiempo que optimiza la asignación de recursos y minimiza los posibles conflictos entre proyectos.
Para saber más, lea nuestro Ebook - La gestion des projets au sein des DSI des collectivités territoriales - Equilibre entre stratégie et oopérationnel.
Además, la gestión aislada de proyectos alcanza sus límites cuando :
- El número de proyectos aumenta considerablemente, lo que conlleva una creciente complejidad.
- Algunos proyectos no están directamente alineados con la estrategia de la empresa, lo que exige decisiones de arbitraje.
- A medida que aumenta el número de proyectos, resulta esencial tomar decisiones de arbitraje para determinar qué proyectos priorizar, teniendo en cuenta las limitaciones que puedan surgir.
- Los proyectos se abandonan o su alcance se reduce por el camino, lo que genera gastos innecesarios.
- El sitio gestión de recursossobre todo en el ámbito empresarial, sigue siendo un reto.
- En presupuestos de los proyectos se superan con frecuencia, lo que pone de relieve la importancia de la gestión financiera de los proyectos.
- Muchas empresas siguen funcionando en silos, a pesar de que los proyectos son cada vez más interfuncionales.
Encuesta - ¿En qué situación(es) reconoce a su organización?
Durante este seminario web, planteamos a nuestros oyentes la siguiente pregunta:
Las tres principales preocupaciones de los participantes en nuestro seminario web fueron el aumento del número de proyectos, la creciente interfuncionalidad de los proyectos a pesar de las organizaciones aisladas, y la dificultad de gestionar los recursos disponibles.
Motivaciones para la gestión de la cartera de proyectos
Las razones para adoptar la gestión de proyectos portafolio pueden agruparse en tres epígrafes:
- Las empresas vuelven a tomar la iniciativa, con proyectos que no se centran exclusivamente en la tecnología digital.
- El tamaño de la organización desempeña un papel crucial, sobre todo para las grandes empresas que se enfrentan a una complejidad cada vez mayor.
- La madurez de la cultura de proyecto es cada vez más predominante, sobre todo con el auge de los proyectos de "construcción".
5 consejos para mejorar el rendimiento de sus proyectos mediante la Gestión de Cartera
He aquí cinco consejos esenciales que le ayudarán a integrar la gestión de proyectos portafolio (o gestión de porftfolios) en sus prácticas de proyectos.
Consejo 1: Establezca una gobernanza sólida
El aumento del número de proyectos, su creciente complejidad y su interconectividad exigen una gobernanza sólida y órganos de decisión programados. Se trata de reunir en torno a la mesa a "los patrocinadores" y "los ejecutores" (o propietarios y gestores del proyecto). Para muchos proyectos, esto significa implicar tanto a los equipos de TI como a los de negocio. Esto le permitirá mantener el control de todos los proyectos, sea cual sea el tamaño de su organización.
Consejo 2: Establezca un proceso estructurado de solicitud de proyectos
Con la proliferación de proyectos, es esencial poner en marcha un proceso estructurado para solicitar nuevos proyectos. Esto le permitirá enmarcar los proyectos, priorizarlos y decidir sobre su pertinencia, evitando así una inflación incontrolada de proyectos.
Para saber más, lea nuestro Ebook - Project arbitration checklist
También encontrará algunos consejos valiosos en el testimonio del GHT de Loiret, que revisa casi 100 solicitudes de proyectos cada quince días.
Consejo 3: Alinear los proyectos con la estrategia
Asegúrese de que todos los proyectos estén al servicio de la estrategia de su empresa. Esto significa desarrollar una visión estratégica clara y asegurarse de que todos los proyectos estén alineados con esa estrategia. Los proyectos deben ser medios para alcanzar un fin, no iniciativas aisladas.
Si este consejo le parece obvio, ¡invierta el planteamiento! Si cada proyecto puede dirigirse a una o varias áreas estratégicas, perfecto. Ahora déle la vuelta a la pregunta: ¿se abordan adecuadamente sus prioridades estratégicas mediante proyectos? ¿La distribución de la inversión es proporcional a la importancia de los objetivos estratégicos?
Consejo 4: Sea exhaustivo
Para tomar decisiones de arbitraje eficaces, identifique todos los proyectos, iniciativas y programas de su empresa. Maquételos, enumérelos y clasifíquelos para tener una visión completa. La exhaustividad es esencial para una gestión eficaz.
La creación de un único repositorio de proyectos es la única garantía de integridad. Una plataforma de gestión de la cartera de proyectos se convierte en el repositorio único. "Si el proyecto no está en Project Monitor , entonces no existe a los ojos de la organización".
Este requisito de exhaustividad debe extenderse a las actividades ajenas a los proyectos si quiere conocer su verdadera capacidad para asumir nuevos proyectos. Esto es fundamental si sus recursos no están dedicados al 100% a los proyectos, como ocurre con la mayoría de los equipos de proyecto.
Consejo 5: Adquirir las competencias necesarias
No ignore la importancia de las competencias específicas necesarias para gestionar proyectos portafolio . No improvise como PMO. Fórmese o contrate recursos con las competencias necesarias. Para saber más, lea nuestro Ebook - PMO Estructuración y equipamiento de su oficina de proyectos.
Si está interesado en establecer una función de PMO, el testimonio de Alptis Assurance le mostrará los hitos en la transición de un enfoque de proyectos según las normas ISO a la aparición de una función de PMO.
Encuesta - ¿Qué medidas considera más importantes para su organización?
Durante este seminario web, planteamos a nuestros oyentes la siguiente pregunta:
El 26% de los participantes considera que establecer una gobernanza es la acción más importante que debe emprenderse en su organización.
La gestión de proyectos portafolio es un elemento crucial para mejorar el rendimiento de sus proyectos. Los cinco consejos que compartimos aquí te ayudarán a lograr este objetivo.
Poniendo en marcha una sólida gobernanza, estableciendo un proceso estructurado de solicitud de proyectos, alineando sus proyectos con su estrategia, siendo exhaustivo en su planteamiento y adquiriendo las competencias necesarias, puede maximizar la eficacia de sus proyectos y asegurarse de que contribuyen realmente al éxito de su organización.
Si desea más información sobre la gestión de proyectos en portafolio , cómo crear una PMO o cómo estructurar y equipar su oficina de proyectos, estamos aquí para ayudarle. Póngase en contacto con nosotros para hablar de cómo podemos ayudarle a mejorar el rendimiento de sus proyectos. Solicite una demostración personalizada para descubrir cómo la gestión de proyectos de portafolio puede transformar su organización.
Más información sobre Project Monitor, una herramienta de gestión sencilla y escalable para proyectos portafolio
- Gestión de ideas: identificar, analizar y priorizar las solicitudes.
- Planificación: visualice los calendarios de sus proyectos mediante diagramas de Gantt y líneas de tiempo
- Revisión de proyectos: obtenga fácilmente datos en fichas de seguimiento de proyectos, que pueden exportarse como PPT para sus reuniones.
- Tareas: Gestione tareas y siga su progreso, desde la solicitud del proyecto hasta su finalización, utilizando Kanban.
- Colaboración: informes Flash, intercambio de archivos.
- Seguimiento del tiempo y gestión de recursos: visibilidad de la planificación de la capacidad y de la cantidad de trabajo que queda por hacer.
- Seguimiento presupuestario: planificación, seguimiento y reestimación de los presupuestos de los proyectos.
Viernes 17 de mayo de 2024
Descubra la aplicación de gestión de proyectos portafolio Project Monitor . ¡Una exploración de 30 minutos de las funciones clave de la solución PPM para una gestión sencilla y personalizada!
En DPD Group, realizamos los proyectos con la misma obsesión por la entrega rápida de paquetes. ¡Se ha activado el modo comando para la implementación de Project Monitor ! ¡Una mirada entre bastidores a este jugador ejemplar!
Consejos sobre herramientas y métodos de PMO de Céline DESERT, Responsable de Proyectos de Transformación de TI y PMO en VYV3 IT
Las mejores preguntas/respuestas durante el seminario web
¿Cómo encaja la mejora continua en la gestión de los proyectos de portafolio ?
La mejora continua ocupa una posición distinta dentro de la gestión de proyectos portafolio . La gestión de proyectos suele centrarse en estrategias disruptivas, mientras que la mejora continua se centra en un proceso constante y evolutivo. La gestión de proyectos portafolio gestiona proyectos con principios y finales definidos, mientras que la mejora continua, como su nombre indica, es un proceso continuo.
Sin embargo, es interesante observar que es posible integrar un enfoque de gestión de proyectos portafolio dentro de la mejora continua, manteniendo al mismo tiempo una clara distinción con otros proyectos en curso. La mejora continua implica identificar los factores irritantes, crear planes de acción y supervisar rigurosamente su aplicación. En algunos casos, esto puede dar lugar a la identificación de nuevos proyectos o necesidades de proyectos, que luego se gestionan como parte de la gestión de la demanda. De este modo, la mejora continua y la gestión de proyectos de portafolio pueden trabajar juntas en sinergia para mejorar continuamente los procesos y resultados de la organización.
¿Es compatible el enfoque de gestión de proyectos portafolio con la agilidad a escala y cuáles son las consideraciones vinculadas a la centralización o descentralización de este enfoque?
El enfoque de gestión de proyectos portafolio es totalmente compatible con la gestión ágil a escala. Existen marcos ágiles bien establecidos, como Scrum, para la gestión de proyectos, así como marcos para pasar a la gestión portafolio a escala ágil. Agile es un método entre otros, y puede integrarse armoniosamente en la gestión de proyectos portafolio .
En cuanto a la centralización o descentralización de este enfoque, ambos son válidos. Es posible realizar un trabajo preparatorio a nivel de un departamento o función antes de integrarlo a un nivel superior, sin que ello sea incompatible. Es importante poder gestionar eficazmente ambos aspectos, ya que puede haber varios niveles de carteras. Encontrar el equilibrio adecuado dependerá de la cultura organizativa y de los objetivos específicos, ya se trate de fomentar la interfuncionalidad o de mejorar la eficacia de las entidades autónomas.
Además, es fundamental tener en cuenta que determinados proyectos pueden encontrarse en diferentes carteras, ya que son de carácter transversal. Por consiguiente, es esencial considerarlos desde ambos lados para una gestión coherente y eficaz.
De los cinco consejos que hemos compartido, incluidos los comentarios de las encuestas, ¿cuáles son las recomendaciones clave para realizar con éxito la transición de la gestión de proyectos a la gestión de carteras de proyectos?
Para pasar de la gestión de proyectos a la gestión de carteras de proyectos, recomendamos un enfoque gradual. No hay por qué complicar el proceso de inmediato. Empiece por identificar sus proyectos. Este paso es crucial porque puede plantear dudas sobre lo que se considera un proyecto. A continuación, agrupe los proyectos de forma coherente.
Un segundo punto esencial es canalizar todos los proyectos en un mismo lugar, para evitar proyectos no identificados o dispersos. A continuación, puede considerar otras técnicas de gestión, como la gobernanza, que pueden adaptarse al contexto de los proyectos de portafolio .
En resumen, empiece por identificar sus proyectos, agrúpelos de forma coherente y, a continuación, explore las técnicas de gestión adecuadas. Esto le permitirá pasar sin problemas a la gestión de proyectos portafolio .