Misez sur les outils collaboratifs pendant le confinement Covid-19 !

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En application de l’état d’urgence sanitaire partout dans le monde, le télétravail est devenu incontournable pour assurer la continuité de l’activité des entreprises. Le travail à domicile oblige toutes les organisations à s’adapter sur de nombreux points pour rester performantes.

Une nouvelle vie pour les entreprises, les salariés et les prestataires qui doivent s’engager dans une nouvelle manière de collaborer.

Vous découvrez dans cet article nos conseils pour :

  • Appréhender les outils collaboratifs
  • Déterminer les meilleurs outils collaboratifs en fonction de vos besoins
  • Mettre en œuvre les conditions de la réussite

Les meilleurs outils collaboratifs pour votre entreprise

Mettre en ordre vos idées pour un projet et les partager très facilement à vos prestataires

Evernote : Organiser vos idées est quelque chose de difficile et de frustrant pour vous.
Ce n’est pas une tâche facile de vous rappeler sur lesquels de vos supports vous avez enregistré toutes vos idées. Vous en avez beaucoup d’idées, et ne vous savez pas comment les partager rapidement à vos prestataires.

Avec Evernote, une des meilleures applications de prise de notes, c’est facile.
Elle vous permet simplement d’enregistrer et d’organiser vos idées, vos notes, vos images, vos vidéos, ou vos pages web dans plusieurs environnements et de les partager avec vos prestataires.
Vous pouvez modifier vos fichiers dans Evernote sans avoir à les télécharger encore et encore.
Grâce à la fonction d’enregistrement et de téléchargement automatique vous savez que vos documents sont parfaitement réactualisés et sauvegardés.
Cette application vous facilite la vie car vous pouvez prendre des notes à tout moment de la journée et de les échanger rapidement avec vos prestataires. Cela vous permet de développer la créativité de vos projets en simultanée.

Suivez l’avancement des projets pour accélérer leur délivrabilité : optez pour un logiciel PPM

Project Monitor :  Développer des projets dans votre entreprise est parfois laborieux à mettre en œuvre. Vous devez manager vos collègues en transversal avec des objectifs non partagés, des délais difficiles à tenir, des outils non adaptés et des équipes difficiles à motiver. Il n’est pas facile d’identifier toutes les actions à mener. Qui fait quoi ? quand ? pour quand ? comment ? avec qui ?

Découvrez Project monitor : un des meilleurs outils collaboratifs de pilotage de portefeuille projets et de plans d’actions stratégiques.

Project monitor possède de nombreuses fonctionnalités comme le suivi des temps, la planification des ressources, un tableau bord projets, la gestion de planning et de suivi des budgets. Ce logiciel de planification et d’organisation des tâches est un outil précieux qui peut s’avérer fondamental pour accélérer le taux d’avancement de vos projets.

Projet Monitor facilite la collaboration de vos équipes où qu’elles se trouvent et vous permet de livrer vos projets en temps et en heure.

Découvrir les fonctionnalités de Project Monitor

Discutez en groupe de discussion « call conf » avec vos collaborateurs et prestataires

Team Slack : En ces temps de confinement, l’activité de votre entreprise est à l’arrêt.
Vos collaborateurs restent confinés chez eux, vous recherchez un moyen de communication collaboratif pour faciliter les interactions à distance comme cela était le cas auparavant au bureau.
Vous êtes à la recherche d’un outil de discussion collectif en « call conf ».

Avec Slack ; une des meilleures plates-forme de communication collaborative, vous restez connecté avec vos collaborateurs et vos prestataires. Vous pouvez utiliser le partage de fichiers, la messagerie instantanée, les appels vocaux, les appels de vidéoconférence, le partage d’écran, les archives consultables et les chaînes partagées, c’est l’outil idéal pour communiquer en groupe.
Cette plate-forme révolutionne le travail de vos équipes et facilite la gestion de projets collaboratifs à distance.  Vos collaborateurs et vos prestataires se sentent très proches maintenant, même pour des échanges à distance.

Organisez des Webinars

Livestorm : La situation actuelle, inédite et difficile, ne vous permet plus de former vos stagiaires ou d’informer vos clients et prospects. Vous risquez de perdre une grosse part de votre activité si vous annulez tous vos rendez-vous physiques. Rien de plus simple, il vous faut rester en contact.
Il existe des solutions de « Webinars », en quelques sortes des vidéos conférences intégrées pour votre entreprise.

Livestorm en autre, est une application de web conférence en ligne utilisée pour faire de la vidéo en temps réel. Livestorm vous permet de faire ; des réunions en ligne, des démonstrations produits, des webinaires de vente, des cours en ligne, des sessions de formation, ou tout autre événement en live et délocalisé. Les participants n’ont pas à installer de logiciel sur leur ordinateur pour assister aux webinars en direct. Ils peuvent écouter depuis leur téléphone portable ou de leur ordinateur.
C’est très facile à utiliser. Cela vous permet de gagner en productivité car vous supprimez les coûts de déplacements, tout en touchant les personnes très éloignées géographiquement de vous.

Déterminer les conditions de réussite des outils collaboratifs

Voici des conseils techniques et humains pour favoriser l’usage des outils.

  • Un accès constant aux ressources

L’objectif principal est de pouvoir rendre accessible et simultanément à tout moment, les fichiers, dossiers, back-office d’un site internet ou réseaux sociaux. Pour cela l’administrateur ou le manager informatique met en place le partage des ressources afin de les rendre accessibles. Il définira des droits différents (administrateur, éditeur, modérateur, lecteur…) en fonction des profils des utilisateurs.

  • Renforcer la cohésion des équipes

Vous avez besoin de pratiques simples et efficaces pour instaurer et entretenir un bon climat, ainsi qu’un véritable esprit d’équipe avec des collaborateurs qui travaillent à distance. Vous aurez à développer, le désir d’appartenance au groupe, les interactions sociales et de planifier la fréquence des temps de rencontres virtuels.

  • Travailler plus efficacement

Le bon conseil est d’organiser son espace de télétravail en pensant ergonomie avant tout. Un lieu au calme avec tous les outils de communication disponibles ; un vrai bureau de travail.
Il faudra expliquer à son entourage ce nouveau mode de fonctionnement pour éviter des situations incongrues ! Gérer son temps est indispensable en planifiant son temps de travail (horaires de travail et temps de pauses).

  • Ne pas oublier la sécurité

Des précautions sont à prendre pour sécuriser l’infrastructure informatique. À tout moment, le collaborateur et l’administrateur doivent pouvoir récupérer une version antérieure des documents avec un système de sauvegardes réguliers. Prévoir aussi des outils de lutte contre les cyberattaques.

 

Accompagner rapidement vos collaborateurs et prestataires dans la prise en main des outils digitaux est une nécessité absolue face à la situation sanitaire. Vous devez appliquer les consignes gouvernementales notamment sur le télétravail pour garantir la continuité de l’activité des entreprises. Nous pouvons penser que cette nouvelle façon de travailler entre les organisations va s’installer durablement.