Aproveche al máximo las herramientas de colaboración durante la contención de Covid-19.

Como consecuencia del estado de emergencia sanitaria en todo el mundo, el teletrabajo se ha convertido en algo esencial para garantizar la continuidad de las empresas. El trabajo desde casa está obligando a todas las organizaciones a adaptarse de diversas maneras si quieren seguir siendo eficaces.

Una nueva vida para empresas, empleados y proveedores de servicios que necesitan adoptar una nueva forma de trabajar juntos.

En este artículo, descubrirá nuestros consejos para :

• Conocer las herramientas de colaboración
• Identifique las mejores herramientas de colaboración para sus necesidades
• Crear las condiciones para el éxito

Las mejores herramientas de colaboración para su empresa

Ordene sus ideas para un proyecto y compártalas fácilmente con sus proveedores de servicios

Evernote: Organizar tus ideas te resulta difícil y frustrante.
No es tarea fácil recordar en qué soporte has guardado todas tus ideas. Tienes muchas ideas y no sabes cómo compartirlas rápidamente con tus proveedores de servicios.

Con Evernote, una de las mejores aplicaciones para tomar notas, es muy fácil.
Simplemente guarda y organiza tus ideas, notas, imágenes, vídeos o páginas web en múltiples entornos y compártelos con tus proveedores de servicios.
Puedes editar tus archivos en Evernote sin tener que descargarlos una y otra vez.
Gracias a la función de guardado y descarga automática, sabes que tus documentos están perfectamente actualizados y guardados.
Esta aplicación te facilita la vida porque puedes tomar notas en cualquier momento del día e intercambiarlas rápidamente con tus proveedores de servicios. Esto le permite desarrollar simultáneamente la creatividad de sus proyectos.

Siga el progreso de los proyectos para acelerar la entrega: opte por un software PPM

Project Monitor Desarrollar proyectos en su empresa a veces puede resultar difícil. Hay que gestionar a los compañeros de forma transversal, con objetivos que no se comparten, plazos difíciles de cumplir, herramientas que no se adaptan y equipos difíciles de motivar. No es fácil identificar todas las acciones que hay que emprender. ¿Quién hace qué? ¿cuándo? ¿para cuándo? ¿cómo? ¿con quién?

Descubra Project monitor : una de las mejores herramientas de colaboración para gestionar proyectos y planes de acción estratégicos de portafolio .

Project monitor está repleto de funciones como el seguimiento del tiempo, la planificación de recursos, un panel de control del proyecto, la gestión del calendario y el seguimiento del presupuesto. Este software de planificación y organización de tareas es una herramienta inestimable que puede resultar fundamental para acelerar el ritmo de avance de sus proyectos.

Project Monitor facilita el trabajo conjunto de sus equipos, estén donde estén, para que pueda entregar sus proyectos a tiempo.

Organice grupos de debate con el personal y los proveedores de servicios.

Team Slack : En estos tiempos de confinamiento, la actividad de su empresa está paralizada.
Sus empleados están confinados en sus casas, y usted busca un medio de comunicación colaborativo que facilite la interacción a distancia, como ocurría antes en la oficina.
Usted busca una herramienta para discusiones colectivas "call conf".

Con Slack, una de las mejores plataformas de comunicación colaborativa, puedes mantenerte conectado con tus compañeros y proveedores de servicios. Con intercambio de archivos, mensajería instantánea, llamadas de voz, videoconferencias, pantalla compartida, archivos con función de búsqueda y canales compartidos, es la herramienta ideal para la comunicación en grupo.
Esta plataforma revoluciona la forma de trabajar de sus equipos y facilita la gestión de proyectos colaborativos a distancia. Sus empleados y proveedores de servicios se sentirán ahora muy cerca unos de otros, incluso cuando se comuniquen a distancia.

Organizar seminarios web

Livestorm: La difícil situación actual, sin precedentes, le impide seguir formando a sus aprendices o informando a sus clientes y prospectos. Corre el riesgo de perder una gran parte de su negocio si cancela todas sus citas presenciales. Nada más sencillo: necesita mantenerse en contacto.
Existen soluciones "Webinar", en cierto modo videoconferencias integradas para su empresa.

Livestorm es una aplicación de conferencias web en línea utilizada para vídeo en tiempo real. Livestorm le permite celebrar reuniones en línea, demostraciones de productos, seminarios web de ventas, cursos en línea, sesiones de formación o cualquier otro evento en directo y fuera de las instalaciones. Los participantes no necesitan instalar ningún software en su ordenador para asistir a webinars en directo. Pueden escuchar desde su teléfono móvil u ordenador.
Es muy fácil de usar. Te ayuda a ser más productivo, porque eliminas el coste de los desplazamientos, al tiempo que llegas a personas que están geográficamente muy lejos de ti.

Determinar las condiciones para el éxito de las herramientas de colaboración

He aquí algunos consejos técnicos y humanos para fomentar el uso de estas herramientas.

• Acceso constante a los recursos

El objetivo principal es poder hacer accesibles simultáneamente y en cualquier momento archivos, carpetas, el back office de un sitio web o las redes sociales. Para ello, el administrador o gestor informático establece la compartición de recursos para hacerlos accesibles. Definirá diferentes derechos (administrador, editor, moderador, lector, etc.) en función de los perfiles de usuario.

• Reforzar la cohesión del equipo

Necesita prácticas sencillas y eficaces para establecer y mantener un buen ambiente de trabajo y un auténtico espíritu de equipo con los empleados que trabajan a distancia. Tendrás que desarrollar el deseo de pertenencia al grupo, las interacciones sociales y planificar la frecuencia de las reuniones virtuales.

• Trabajar con más eficacia

El mejor consejo es que organices tu espacio de teletrabajo pensando en la ergonomía. Un lugar tranquilo con todas las herramientas de comunicación disponibles; una auténtica oficina de trabajo.
¡Tendrás que explicar esta nueva forma de trabajar a los que te rodean para evitar situaciones incongruentes! Es esencial que gestiones tu tiempo planificando tu horario de trabajo (horas de trabajo y descansos).

• No olvide la seguridad

Hay que tomar precauciones para asegurar la infraestructura informática. Los empleados y administradores deben poder recuperar una versión anterior de los documentos en cualquier momento, utilizando un sistema de copias de seguridad periódicas. También debe haber herramientas para combatir los ciberataques.

Ayudar rápidamente a su personal y a los proveedores de servicios a familiarizarse con las herramientas digitales es una necesidad absoluta ante la situación sanitaria. Debe aplicar las instrucciones del Gobierno, en particular sobre el teletrabajo, para garantizar la continuidad de la actividad empresarial. Podemos esperar que esta nueva forma de trabajar entre organizaciones se arraigue a largo plazo.